Ogni giorno vengono creati nuovi articoli che cercano di rendere più efficiente il lavoro sul posto di lavoro. Un altro elemento dell’elenco è un sistema di tracciamento dei candidati, indicato anche come applicazione software per i candidati. Abbreviato ATS, un tale sistema offre la possibilità di raccogliere una grande quantità di informazioni in un unico posto per esigenze di reclutamento aziendale e altre funzioni. Un sistema di tracciamento dei candidati personalizzato può aiutare a rendere la gestione delle risorse umane più semplice e meno dispendiosa in termini di tempo. Dal momento che il tempo è denaro negli affari, un tale sistema dovrebbe concettualmente ripagarsi in breve tempo.
Esistono diverse opzioni per le piccole, medie e grandi imprese, nonché per diversi tipi di aziende. Gran parte dell’attività di reclutamento può essere gestita tramite computer con un sistema di tracciamento dei candidati anziché attraverso montagne di scartoffie. Una caratteristica utile è la possibilità di inviare domande di screening specifiche a un candidato in base alla posizione per la quale si sta candidando. Mantenendo le domande – e le risposte – sull’argomento e al minimo, utilizzando solo informazioni specifiche e necessarie per candidato, l’ufficiale di reclutamento può risparmiare molto tempo.
Un sistema di tracciamento dei candidati è utile non solo per raccogliere curriculum o candidature, ma anche per organizzarli secondo criteri predeterminati. Un archivio pieno di curriculum è generalmente ordinato in ordine alfabetico, per mantenere il sistema semplice. Un ATS offre una flessibilità molto maggiore. Se un’azienda preferisce un candidato bilingue o uno con qualche altra abilità speciale, anche se tale abilità non è necessariamente un requisito, l’azienda può scegliere di classificare i curriculum in un modo che dia priorità a quelli con abilità speciali.
Anche altri dati possono essere monitorati con un sistema di tracciamento dei candidati. Un ATS è generalmente molto più intuitivo rispetto a un tipico sistema di archiviazione. Poiché lo spazio non è un problema come quando si utilizzano file cartacei, è possibile archiviare molte più informazioni per periodi di tempo più lunghi. Ciò consente anche valutazioni delle prestazioni più semplici e crea un sistema più semplice per la promozione dall’interno.
Un’altra opzione consiste nell’utilizzare un sistema di tracciamento dei candidati per tenere traccia dei lead o delle fonti attraverso le quali le aziende possono trovare candidati idonei. Le scuole tecniche in un particolare campo possono pubblicare un elenco di futuri laureati, che potrebbe diventare una fonte fertile di nuove reclute per un’azienda in quel campo. Anche le bacheche di lavoro o quelle che pubblicano curriculum possono essere buoni lead, che possono essere monitorati con un ATS. Alcuni sistemi consentiranno anche la pubblicazione di massa su tali bacheche, precisando le opportunità e i requisiti dell’azienda per le persone in cerca di lavoro.