Con diversi tipi di fotocopiatrici oggi sul mercato, la fotocopiatrice digitale è spesso la scelta migliore per l’uso aziendale. Progettata per funzionare sulla base della scansione di documenti, la fotocopiatrice digitale produce un documento stampato di alta qualità, è spesso più facile da mantenere rispetto ad altri tipi di fotocopiatrici e può essere molto efficiente in termini di costi. Ecco alcuni dei vantaggi di scegliere una fotocopiatrice digitale per il posto di lavoro invece di altri tipi.
Molte fotocopiatrici funzionano con un processo più vecchio, a volte indicato come copia analogica. In sostanza, questo metodo precedente prevede l’uso di uno specchio interno che copia l’immagine del documento master su un tamburo. Utilizzando l’elettricità statica, la fotocopiatrice analogica utilizza particelle di toner per creare un’immagine di ciò che si trova sul tamburo, utilizza un elemento termico per asciugare e fissare il toner in posizione, quindi produce la copia su un foglio di carta.
Le fotocopiatrici digitali funzionano in modo leggermente diverso. Il documento viene scansionato digitalmente e salvato in memoria. Viene utilizzato un laser per stampare le informazioni sul tamburo, viene applicato il toner e il documento viene stampato. Una volta che l’immagine del documento è saldamente in memoria, la maggior parte dei moduli della fotocopiatrice digitale consente di stampare il documento dalla memoria o, in alcuni casi, di trasmetterlo elettronicamente ad altri dispositivi digitali in grado di ricevere la trasmissione.
Ci sono diversi vantaggi per la fotocopiatrice digitale. Uno dei più importanti è che molte fotocopiatrici digitali sono multifunzionali. È possibile produrre copie cartacee dell’originale o trasmettere copie elettroniche a fax o anche come testo a un indirizzo e-mail. Questo può eliminare molti passaggi nel processo di comunicazione per un’azienda che opera in più sedi. Inoltre, ciò può eliminare la necessità di inviare per posta copie cartacee del documento a diversi siti fisici, sia all’interno dei reparti dell’azienda che all’esterno della sede fisica dell’azienda.
Successivamente, la fotocopiatrice digitale produce una copia superiore del documento master. L’aumento della qualità di stampa significa che le copie saranno sostanzialmente indistinguibili dal documento originale. Non è sempre così con altri tipi di fotocopiatrici.
Infine, il costo di funzionamento di una fotocopiatrice digitale è inferiore, soprattutto se si esegue una grande quantità di copie. Diversi fattori aiutano a contenere i costi. Innanzitutto, ci sono meno parti mobili da abbattere. Ciò significa che la possibilità che una fotocopiatrice digitale necessiti di lavoro è ridotta. Inoltre, l’inchiostro utilizzato per le fotocopiatrici digitali di solito produce più copie per cartuccia rispetto alle fotocopiatrici analogiche. Mentre la fotocopiatrice digitale costerà di più sul front-end rispetto ad altri tipi di fotocopiatrici, il minor costo dell’uso quotidiano farà presto la differenza di prezzo e inizierà effettivamente a risparmiare denaro a lungo termine.