Una lettera di licenziamento è un documento che un dipendente riceve dal suo datore di lavoro. Informa la dipendente che è stata licenziata e dovrebbe indicare i motivi. Può includere informazioni su incidenti precedenti che hanno contribuito a questa decisione. Se il dipendente ha la possibilità di presentare ricorso contro la sua risoluzione, ciò deve essere comunicato.
I datori di lavoro generalmente emettono una lettera di licenziamento come una formalità per aiutare a limitare le affermazioni che un dipendente è stato licenziato ingiustamente. Per essere efficace in questo ruolo, una lettera di licenziamento ben scritta di solito va al di là di informare una persona che il suo rapporto di lavoro è scaduto. Dovrebbe anche comunicare altre importanti informazioni.
La lettera di licenziamento dovrebbe informare prontamente e specificamente una persona del motivo per cui il suo rapporto di lavoro è stato interrotto. Se una persona viene licenziata per aver fumato al di fuori dell’area designata, non ci dovrebbero essere dubbi sul fatto che questa sia la ragione. Oltre all’azione del dipendente, molti scrittori dichiareranno la politica che è stata violata e informeranno il destinatario dove può rivedere questa politica se lo desidera. Ad esempio, la lettera di licenziamento potrebbe dire: “Questa decisione è stata presa in conformità con la politica tardiva dell’azienda, che è possibile rivedere a pagina 11 del manuale del dipendente.”
Quando questo documento può essere rilasciato da un datore di lavoro, di solito è determinato dalla politica disciplinare di una società, quindi può variare da un’azienda all’altra. Un dipendente riceverà generalmente una lettera di licenziamento solo dopo che saranno già state assunte altre misure disciplinari. Ci possono essere casi, tuttavia, in cui le azioni di una persona giustificano il licenziamento immediato.
Se sono state intraprese altre azioni, è comune che queste siano elencate in dettaglio. All’interno del corpo della lettera di licenziamento, lo scrittore indicherà probabilmente la data e il tipo di disciplina che è stata impiegata. È probabile che anche le cause che hanno indotto queste azioni siano elencate in modo specifico. Se la dipendente ha fatto promesse, accordi o ha riconosciuto che il suo lavoro era in pericolo se avesse agito in un certo modo in futuro, è probabile che le venga ricordato.
In alcuni casi, la risoluzione comunicata in una lettera di licenziamento non è assoluta e definitiva. Potrebbe esserci un’opportunità per il destinatario di presentare ricorso. In tal caso, devono essere comunicati il modo e il lasso di tempo in cui ciò deve essere fatto. Per motivi di professionalità e per evitare che il documento venga scambiato come uno scherzo, è meglio se è stampato con la carta intestata di una società e contiene il nome e la posizione della persona che lo ha scritto.