Una lettera di assenteismo dovrebbe indicare il motivo dell’avvertimento e le date specifiche in cui un dipendente ha perso il lavoro. Elencare il risultato desiderato dà al dipendente la comunicazione che la società si aspetta che le presenze migliorino. Questo avviso in genere spiega le conseguenze di ripetute assenze non giustificate dal lavoro e include un commento che indica la convinzione che il problema può essere risolto. Una lettera di assente potrebbe delineare problemi in passato di natura simile.
Alcune aziende preferiscono un incontro faccia a faccia con un dipendente a cui manca troppo lavoro come il passo iniziale prima che una lettera di assenteismo venga pubblicata. Dare al lavoratore una copia del suo registro di presenza documenta assenze eccessive e potrebbe essere l’unica azione necessaria per risolvere il problema. Una riunione offre anche al dipendente la possibilità di spiegare le circostanze sul lavoro o nella sua vita personale che causano l’assenteismo.
Una lettera di assenteismo a volte offre consulenza al dipendente o chiede a lui o lei di acconsentire a una visita medica. Questa lettera dovrebbe rimanere professionale e non includere alcuna opinione personale del lavoratore. Dovrebbe essere indicato il motivo della lettera, insieme a potenziali conseguenze se la frequenza del lavoro non migliora. Se una politica aziendale regola la presenza dei dipendenti, la politica può essere menzionata nella lettera di assenteismo.
Se un dipendente continua a perdere il lavoro senza motivo, una seconda lettera potrebbe essere formulata in modo più severo. Potrebbe notare avvertimenti precedenti e mancanza di miglioramento del tasso di partecipazione del dipendente. La minaccia di risoluzione appare generalmente in questa lettera di assenteismo. Le prove di scarsa presenza dovrebbero essere chiaramente delineate in questo avvertimento, insieme a tutti gli sforzi del datore di lavoro per risolvere il problema.
Le persone mancano di lavoro per diversi motivi, tra cui malattie e lesioni. Queste condizioni sono generalmente al di fuori del controllo del lavoratore e sono accettate come motivi legittimi per le assenze. Alcune aziende richiedono una prova da un medico se problemi medici impediscono a una persona di andare al lavoro, soprattutto se l’assenza copre un lungo periodo di tempo. Quando un dipendente spesso perde lavoro per motivi che può controllare, in genere garantisce un’azione disciplinare progressiva.
L’assenteismo abituale potrebbe essere definito nella politica aziendale, ma generalmente comporta assenze di un giorno che si verificano spesso. La direzione in genere calcola il numero totale di giorni in cui un dipendente non è stato visualizzato per un periodo di tempo prolungato. Questo numero può essere confrontato con il tasso di presenza di altri dipendenti per determinare se le assenze sono eccessive.
L’ultima azione comunemente intrapresa per affrontare l’assenteismo cronico potrebbe arrivare come una lettera di conclusione. Questa lettera dovrebbe indicare chiaramente che un dipendente non è riuscito a correggere la propria presenza dopo gli avvertimenti. Una lettera di risoluzione in genere chiede al dipendente di consegnare chiavi, attrezzature, uniformi e qualsiasi altra proprietà appartenente alla società. Di solito include una data di entrata in vigore e una scadenza per la restituzione della proprietà.
L’assenteismo colpisce i colleghi sul posto di lavoro che potrebbero coprire compiti normalmente svolti da colleghi assenti. Quando ciò accade ripetutamente, potrebbe suscitare risentimento e influire sul morale. Gli impatti finanziari potrebbero includere il pagamento degli straordinari affinché qualcuno faccia il lavoro normalmente svolto dal dipendente assente. L’assenteismo potrebbe anche influenzare la produttività e interrompere i programmi.