Per scrivere una lettera di fine rapporto è necessario ricordare i propri obblighi nei confronti di se stessi o della propria azienda, dei propri dipendenti e delle leggi sul lavoro. Revisionare la politica aziendale in merito a accordi di non concorrenza, non divulgazione, indennità di licenziamento e qualsiasi contratto sindacale che entra in gioco è un passo importante prima di sedersi per scrivere una lettera di licenziamento. Assicurati di evitare qualsiasi linguaggio discriminatorio che si riferisca a età, genere, razza e orientamento sessuale. La natura del lavoro del dipendente e le ragioni del licenziamento avranno un impatto sul tono e sulla lingua della lettera di licenziamento; per esempio, una lettera che rilascia un dipendente stagionale è meno complessa di una lettera di fine rapporto a un dipendente permanente a lungo termine. La tua lettera deve includere tutti i dati specifici relativi alla separazione, come la data effettiva di risoluzione, i motivi della separazione e tutti i dettagli relativi all’assicurazione e al trattamento di fine rapporto.
Le responsabilità nei confronti di se stessi e della propria azienda comprendono la protezione della propria azienda da azioni legali per chiusura illecita e, allo stesso tempo, il mantenimento del morale positivo dei dipendenti. È probabile che il tuo futuro ex dipendente abbia amici tra il resto del personale. Supponendo che la separazione sia benigna – come i licenziamenti dei dipendenti per motivi economici – fare lo sforzo di rassicurare l’ex dipendente e offrire una lettera di referenza positiva può disinnescare l’animosità che potrebbe rispecchiare il morale del personale. Sii il più gentile possibile mentre sei molto chiaro sui dettagli.
Per i dipendenti a tempo indeterminato, devono essere affrontati problemi come il trattamento di fine rapporto, il periodo di ferie, il tempo di malattia, le opzioni su azioni e la copertura assicurativa. Per motivi di sana politica aziendale, è possibile consultare un legale prima di scrivere la lettera di fine rapporto. In termini di trattamento di fine rapporto, tempo di malattia e tempo di ferie, è possibile essere specifici senza utilizzare gli importi in dollari effettivi.
Due settimane di ferie, nove giorni di malattia o sei mesi di fine rapporto sono indicazioni sufficientemente dettagliate di risarcimento per la lettera di fine rapporto. Il riferimento all’azione su stock options e piani pensionistici dovrebbe essere guidato dal proprio commercialista e consulente legale. Potresti considerare la lettera un accordo di fine rapporto. Stai facendo un’offerta di condizioni di separazione e, firmando il contratto di fine rapporto, il dipendente che sta per lasciare il lavoro è d’accordo con le tue condizioni. Nel caso in cui il dipendente sia un membro del sindacato, il contratto sindacale generale dovrebbe includere linee guida che devono essere seguite in caso di licenziamento o risoluzione.
Non includere alcuna lingua nella lettera di licenziamento che faccia riferimento a genere, età, razza, orientamento sessuale o qualsiasi altro problema che possa essere considerato discriminatorio. Il National Labour Relations Board (NLRB) ha linee guida per la liquidazione disponibili online. Non essere timido nel cercare un legale. Sii chiaro, conciso, dettagliato e gentile come le circostanze lo giustificano, e la tua lettera dovrebbe raggiungere il tuo obiettivo di una separazione armoniosa.