Nota anche come lettera di rimessa o lettera di transito, una lettera di rimessa è un documento allegato a un pagamento. Lo scopo della lettera è di fare riferimento alla causale del pagamento o della rimessa, nonché fornire altre informazioni che aiuteranno il creditore a registrare correttamente la ricezione del pagamento. Sebbene il contenuto esatto della lettera varierà a seconda della natura dell’accordo commerciale e delle usanze locali, ci sono alcuni dettagli di base che sono considerati essenziali per una lettera di transito ben scritta.
Quasi ogni tipo di lettera di rimessa includerà tre informazioni di base. La lettera identificherà il mittente, spesso includendo il nome e l’indirizzo postale del debitore. Oltre alle informazioni di contatto del mittente, vengono indicati anche il nome e l’indirizzo del creditore. Infine, nel corpo della lettera è riportato anche l’importo del pagamento allegato.
Nel testo della lettera di rimessa possono essere inclusi anche altri tipi di informazioni. In molti ambiti si considera corretto anche il numero di conto del debitore, insieme al riferimento all’eventuale numero di fattura a cui deve essere applicato il pagamento. Potrebbe anche essere presente un riferimento ai beni o servizi acquistati dal cliente o un’annotazione della data di scadenza della fattura.
Il formato generale per una lettera di rimessa è breve e al punto. Spesso la lettera inizia con la data della corrispondenza, seguita dal nome e dall’indirizzo postale del destinatario. Usando un semplice saluto, il mittente specifica in uno o due paragrafi il motivo del pagamento e tutti i dati che aiuteranno il destinatario ad applicare correttamente il pagamento. Segue una chiusura standard, accompagnata dalla firma del mittente. Se l’indirizzo postale del mittente è incluso nella lettera, normalmente appare dopo la firma, alla fine del documento.
Mentre una lettera di rimessa è ancora spesso utilizzata in situazioni commerciali formali, come quando una banca viene inoltrata un assegno a un’altra banca, questa forma di corrispondenza è stata ampiamente sostituita da quella che è nota come ricevuta di pagamento. Lo scontrino è semplicemente una parte perforata di una fattura che può essere staccata e restituita con il pagamento. Dati come numeri di conto e date di scadenza sono prestampati sulla ricevuta, rendendo superfluo per il mittente fare riferimento a tali informazioni. Di solito c’è spazio sulla ricevuta per il mittente per scrivere informazioni come il numero dell’assegno o la data del pagamento
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