Una lettera di vettura è un termine utilizzato per descrivere la documentazione di fatturazione preparata dalla società di spedizioni che funge da consolidatore per una spedizione. Il dettaglio trovato nella lettera di vettura include le informazioni che sono incluse nella fattura preparata dal mittente o dall’entità che ordina la spedizione della merce. Vengono aggiunti ulteriori dettagli per consentire il monitoraggio della spedizione durante il trasporto. Non è insolito che il destinatario, o l’entità prevista per la ricezione della spedizione, riceva anche una copia della lettera di vettura.
Con gli ordini che comportano il trasporto di merci da un paese all’altro, la lettera di vettura è solo uno dei numerosi documenti di spedizione che vengono preparati e trasportati insieme alla merce. In genere, questa particolare lettera di vettura sarà sigillata e allegata a quella che è nota come lettera di vettura principale. Inoltre, sono allegati anche i documenti preparati dal mittente, insieme ad ogni altro documento utile necessario per consentire alle merci di passare la dogana sulla strada per la destinazione.
I dettagli inclusi su una lettera di vettura variano leggermente, a seconda di eventuali normative commerciali applicabili nel paese di origine o di destinazione, nonché di eventuali porti che possono essere utilizzati come scalo durante il corso della spedizione. I dettagli di base includono le descrizioni delle merci coinvolte nella spedizione, le informazioni relative al peso dei singoli pezzi nonché il peso totale per la spedizione e le informazioni relative alle varie modalità di trasporto che sono previste per l’uso nel processo di spedizione, come i nomi delle navi mercantili utilizzate, le eventuali compagnie di trasporto aereo coinvolte e talvolta anche i servizi di autotrasporti terrestri utilizzati. Sono inclusi anche i numeri di identificazione che possono essere utilizzati per tracciare il movimento in avanti della spedizione, rendendo relativamente facile determinare dove la spedizione è in transito in un dato momento.
Come per tutti i documenti relativi a una spedizione internazionale, i dettagli sulla lettera di vettura devono essere accurati per passare attraverso l’ufficio doganale nel punto di destinazione. Se le informazioni incluse nella lettera di vettura non corrispondono all’ispezione fisica della merce o anche agli altri documenti inclusi con la spedizione, ciò può causare ritardi nel processo di consegna. Per questo motivo, gli spedizionieri tendono ad assicurarsi che tutti i dettagli inclusi nella lettera di vettura siano accurati e nel pieno rispetto di tutte le normative di spedizione pertinenti.