Nota anche come nota di addebito, una nota di addebito è un tipo di documento contabile utilizzato per identificare un importo addebitato su un conto cliente. In alcuni casi, la nota è un documento interno che consente di tenere traccia degli addebiti e dei conti non ancora fatturati. Altre volte, una nota di addebito svolge una funzione simile a quella di una fattura, consentendo al cliente di utilizzare il documento come base per l’invio di un pagamento.
Se utilizzato come documento interno, una nota di addebito può essere utilizzata per applicare addebiti a un conto cliente che non sono ancora stati fatturati. Questo può includere l’utilizzo corrente che si è verificato dall’ultima dichiarazione di fatturazione. Una volta avviato il processo di preparazione di una fattura per l’ultimo periodo chiuso, tutti i promemoria creati dall’ultima data di chiusura verranno utilizzati come documentazione per supportare le voci della nuova fattura. Mentre in passato la nota di addebito veniva conservata solo come copia cartacea, alcuni software di contabilità oggi consentono la creazione di una nota elettronica a cui è possibile accedere e utilizzare per popolare il dettaglio su una fattura del cliente.
Come documento sostitutivo di una fattura, la nota di addebito può essere utilizzata come mezzo per rettificare il saldo dovuto su un conto quando un addebito precedentemente sostenuto viene tralasciato dalla fattura per qualche motivo. Ad esempio, se il prezzo speciale esteso a un cliente tramite un contratto dovesse scadere e il dettaglio nel sistema di fatturazione non viene aggiornato, è possibile che un periodo di fatturazione venga fatturato alle tariffe più vecchie e non più applicabili, piuttosto che al tariffe standard per i beni e servizi forniti. In tal caso, la società può scegliere di emettere una nota di addebito e inoltrarne una copia al cliente, adeguando il saldo dovuto su tale fattura e chiedendo che il saldo del pagamento venga offerto entro un determinato periodo di tempo.
Proprio come una nota di credito viene spesso utilizzata per apportare qualche tipo di rettifica al saldo dovuto su un conto cliente rimuovendo una parte delle spese accumulate, una nota di addebito può essere utilizzata come meccanismo per aggiungere le spese che sono state determinate da applicare quel cliente. I dettagli effettivi sul promemoria varieranno in base alle politiche aziendali e al modo in cui vengono seguiti i principi contabili generalmente accettati, ma è probabile che il documento includa tutte le informazioni necessarie per creare eventualmente una voce su una fattura. Inoltre, il dettaglio della nota di addebito sarà sufficiente per tracciare lo storico della transazione dal momento dell’addebito fino alla data di fatturazione.
Smart Asset.