Qualsiasi ricevuta per spese accessorie che un dipendente utilizza per ottenere il rimborso può essere considerata una ricevuta di piccola entità. La maggior parte degli uffici e dei dipartimenti ha quello che è noto come un piccolo fondo di cassa integrato nei propri budget. Le circostanze in cui i dipendenti possono utilizzare il denaro in un fondo di piccola cassa variano, ma il più delle volte il fondo copre piccole spese in contanti, come il parcheggio per una riunione fuori sede, forniture per ufficio o spese postali. I dipendenti che sostengono queste spese devono conservare le loro ricevute, compilare un buono o una ricevuta di piccola cassa e presentare entrambi insieme all’ufficiale di bilancio per il rimborso.
I fondi di piccola cassa sono quasi onnipresenti negli affari. Sebbene un budget dipartimentale coprirà probabilmente la maggior parte delle spese maggiori, può essere quasi impossibile prevedere tutte le spese minori che verranno sostenute nel corso ordinario delle attività. La maggior parte dei dipendenti, prima o poi, pagherà di tasca propria alcune spese legate al lavoro. Quando ciò accade, una piccola ricevuta di cassa può garantire un tempestivo rimborso.
Ogni azienda struttura il proprio sistema di piccola cassa in modo leggermente diverso. Alcuni elenchi fissi di spese di piccola cassa approvate, mentre altri lasciano la discrezione ai singoli manager. Nella quasi totalità dei casi, però, il dipendente deve presentare una ricevuta per il rimborso. La ricevuta di piccola cassa di solito deve mostrare sia una descrizione dettagliata di tutti gli acquisti sia l’importo totale pagato, consentendo ai funzionari di bilancio di confermare che (a) la spesa è idonea e (b) l’importo del rimborso è lo stesso dell’importo effettivamente speso . Una ricevuta stampabile di piccola cassa, come potrebbe essere emessa per un acquisto online, è generalmente accettabile, così come una fotocopia di una ricevuta originale.
Nelle grandi aziende, i dipendenti che chiedono il rimborso devono solitamente presentare non solo una ricevuta di piccola cassa, ma anche un buono di rimborso di piccola cassa. Il voucher deve riportare il nome del dipendente, il suo reparto, l’importo totale da distribuire e un codice di finanziamento. I codici in genere sono correlati al tipo di spesa, ad esempio parcheggio o pasti. In alcuni contesti, questi buoni sono considerati internamente come un proprio tipo di ricevuta di piccola cassa. Di solito sono disponibili online dal sito Web di un ufficio del bilancio o possono essere stampati dall’intranet di un dipartimento.
La maggior parte delle volte, l’ufficiale di bilancio o il tesoriere registreranno tutte le operazioni di piccola cassa nel libretto di cassa di un ufficio. Questo libro è essenzialmente un libro mastro per tenere traccia del saldo del fondo di cassa. Qualsiasi ricevuta di piccola cassa o voucher che viene presentata viene solitamente archiviata nel libro mastro in caso di audit.
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