La richiesta di informazioni o RFI è una strategia aziendale comune progettata per consentire ai potenziali clienti di raccogliere dati relativi ai servizi e al supporto offerti da diversi potenziali fornitori. Il formato esatto del documento varierà, in base al tipo e alla profondità delle informazioni che il cliente desidera ottenere. Spesso, una richiesta di informazioni è un semplice documento di domande e risposte che richiede risposte molto semplici, che consente al cliente di inviare la richiesta a più fornitori e confrontare facilmente le risposte.
Mentre la richiesta di informazioni condivide alcune caratteristiche con la richiesta di proposta o RFP, i clienti tendono a utilizzare la RFI come mezzo per raccogliere i dati di base in preparazione per decidere quali fornitori saranno selezionati per ricevere un invito a presentare una proposta formale. La RFI tipica non fornisce molto in termini di background sul cliente e tende a concentrarsi maggiormente sulle pratiche commerciali generali, sulla gamma di beni e servizi disponibili dal fornitore e, talvolta, sui prezzi standard pubblicati. Al contrario, la RFP di solito va oltre queste informazioni di base, fornendo dati aggiuntivi sul cliente, richiedendo prezzi basati sull’utilizzo del volume e invitando i fornitori a rispondere con soluzioni alle esigenze specifiche del cliente.
Da questo punto di vista, la richiesta di informazioni può essere vista come un mezzo per raccogliere informazioni che vengono quindi valutate e utilizzate per determinare il passaggio successivo nel processo. Se l’idea è quella di cercare fornitori per stabilire un accordo contrattuale a lungo termine, il cliente può inviare la RFI a più aziende che offrono i prodotti di base desiderati. Una volta ricevute tutte le risposte, il cliente confronta quindi i meriti di ciascuna risposta, restringendo infine l’elenco dei candidati RFP a pochi eletti. A quel punto, i fornitori che hanno superato con successo questa fase preliminare sono invitati a presentare una proposta, in genere utilizzando una richiesta e un formato specificato forniti dal potenziale cliente.
Una richiesta di informazioni può anche essere utilizzata come processo aziendale di base per valutare i potenziali fornitori in cui non è pratico un accordo contrattuale a lungo termine. In questo scenario, la RFI ha lo scopo di identificare i fornitori che offrono i prezzi standard più competitivi per beni e servizi di cui il cliente potrebbe aver bisogno di volta in volta. Ad esempio, un’azienda locale può inviare una RFI a tutti i negozi di forniture per ufficio locali come mezzo per scoprire quale ha il prezzo più basso sulle forniture per ufficio generali, quali offrono sconti sul volume se un ordine supera un determinato importo e chi consegna gli ordini con o senza spese di spedizione. I dati vengono archiviati, consentendo alle piccole imprese di prendere decisioni su dove acquistare forniture per ufficio in caso di necessità.