Le riserve di capitale sono fondi che vengono accantonati per essere utilizzati con progetti specifici che presentano un investimento di capitale a lungo termine o che potrebbero essere correlati a una sorta di spesa in conto capitale in futuro. Non è insolito che i governi locali e nazionali creino riserve di questo tipo, come mezzo per accumulare fondi in modo incrementale per le esigenze future previste. Una riserva di capitale può anche essere costituita da una società di qualsiasi dimensione, ed essere utilizzata per progetti in corso o come mezzo per preparare qualche progetto futuro.
L’idea principale alla base di un fondo di riserva di capitale è quella di accantonare attività che sono al di fuori del normale budget operativo e possono essere utilizzate per compensare le spese con progetti che devono essere finanziati almeno parzialmente al di fuori del budget operativo. Ad esempio, un comune potrebbe voler costruire un nuovo municipio. Se i fondi non sono accantonati nel bilancio per iniziare la preparazione per questa attività, i proventi di una riserva di capitale possono essere ritirati per gestire i costi di preparazione di un tratto di terreno per il nuovo edificio, creazione di progetti e in generale preparazione per il costruzione della nuova struttura. A seconda dell’ammontare dei fondi nel fondo di riserva del capitale e dei regolamenti che regolano gli esborsi da quel fondo, potrebbe essere possibile finanziare l’intero progetto di costruzione utilizzando la riserva.
Le aziende possono utilizzare una riserva di capitale più o meno allo stesso modo. Il fondo di riserva può essere ampliato nel corso di un certo numero di anni, solitamente trasferendo al fondo i profitti eccedenti generati di volta in volta. Qualora l’attività desideri espandersi, eventualmente aprendo un nuovo punto vendita o costruendo un nuovo stabilimento produttivo, i beni contenuti nella riserva di capitale possono essere utilizzati per avviare tali progetti. L’utilizzo delle riserve consente all’azienda di gestire il processo senza dover ottenere finanziamenti esterni, eliminando così la necessità di rimborsare interessi su mutui o linee di credito per portare a termine con successo il progetto di ampliamento.
Eventuali fondi che vengono inseriti in una riserva di capitale devono essere contabilizzati nei registri finanziari del comune o della società. Per i comuni, ciò significa identificare l’origine di eventuali fondi depositati nelle riserve, compresi i fondi donati e i fondi ottenuti attraverso sussidi statali. Le imprese devono inoltre contabilizzare accuratamente l’origine di eventuali attività assegnate alla riserva di capitale. In molte nazioni, le leggi disciplinano come deve essere gestita una riserva di capitale e forniscono il quadro di base su come un ente governativo o un’impresa strutturerà e manterrà la riserva, compreso il modo in cui i fondi sono destinati a tipi specifici di spese in conto capitale.
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