Una riunione preliminare è una riunione in cui tutti i membri del team responsabili vengono informati su un nuovo progetto. Le attività possono includere una discussione sull’intento del progetto, la definizione di una tempistica, la condivisione delle restrizioni di costi e budget e l’assegnazione delle funzioni del progetto. Le riunioni di kickoff spesso includono membri del team in diverse aree funzionali e potrebbero, talvolta, includere un rappresentante del cliente.
L’intento di una riunione preliminare è garantire che un progetto proceda nel modo più agevole possibile assicurandosi che tutti i membri del team si trovino sulla stessa pagina. Tali incontri sono un’opportunità per il project manager di condividere informazioni sul progetto. Ciò può includere fatti concreti come la data di scadenza, le specifiche e il budget di un progetto, ma può anche includere informazioni soft come stranezze e preferenze del cliente.
Il project manager è spesso responsabile dell’organizzazione di una riunione di kickoff. Di solito prende la proprietà di stabilire e seguire l’agenda. Ciò include la pianificazione di un orario in cui tutte le parti richieste possono incontrarsi; riservare una posizione; e nel caso di lunghe riunioni che si svolgono durante una pausa di mezzogiorno, ordinando il servizio pranzo per i membri del team.
Durante l’incontro, il responsabile del progetto prenderà appunti accurati su tutti gli argomenti discussi, le decisioni raggiunte e le domande a cui rispondere in un secondo momento. Sarà responsabile di garantire che tutte le parti interessate concordino i termini, i tempi e i costi e che comprendano appieno ciò che è loro richiesto. Successivamente, il project manager dovrebbe distribuire prontamente note di riunione chiare e concise.
Una delle funzioni più importanti di una riunione di avvio è quella di impostare un elenco di risultati. Questo è un elenco di tutti gli articoli dovuti al cliente e le azioni specifiche necessarie per soddisfare ogni prodotto. Ad esempio, un prodotto da consegnare al cliente potrebbe essere quello di produrre un segnale di ingresso per un punto vendita. A tale scopo, il segno deve essere progettato, i materiali devono essere acquistati e ordinati, deve essere prodotto, la qualità deve essere verificata e il segno deve essere spedito e / o installato. Lo specialista dell’approvvigionamento non può ordinare materiali fino a quando il progettista non progetta il cartello e se una di queste fasi non viene completata nei tempi previsti, l’installatore non sarà in grado di rispettare la data di scadenza.
L’assegnazione delle attività è molto importante per il processo, quindi le note sulla riunione per una riunione preliminare dovrebbero includere un elenco di elementi di azione, date di scadenza e parti responsabili. Se una parte ha un problema con le scadenze, le specifiche o i prezzi, la riunione di kickoff è il momento di presentarlo. Questo incontro offre un forum aperto a tutte le parti interessate per garantire che ottengano ciò di cui hanno bisogno per produrre un progetto di successo.