Una segreteria telefonica è un dispositivo elettronico progettato per intercettare le chiamate in arrivo da un telefono fisso e registrare i messaggi della persona che tenta di contattare il proprietario del telefono. Una segreteria risponderà a una chiamata dopo un certo numero di squilli e poi riprodurrà un messaggio preregistrato per la persona che chiama. Di solito viene emesso un segnale acustico distintivo dopo la fine del messaggio, che indica che il chiamante può iniziare a registrare un messaggio per il proprietario della segreteria telefonica. Le prime segreterie telefoniche disponibili in commercio utilizzavano cassette audio, solitamente in coppia, per memorizzare un saluto dal proprietario e per registrare eventuali messaggi in arrivo, sebbene la maggior parte delle macchine iniziasse a utilizzare dispositivi di archiviazione digitale man mano che la tecnologia avanzava. La differenza tra una segreteria telefonica e la posta vocale è che la macchina deve trovarsi in una certa vicinanza fisica alla posizione di un telefono o di una presa telefonica per funzionare, mentre la posta vocale è solitamente un software fornito da un host indipendente dal telefono del proprietario.
Le prime segreterie telefoniche erano dispositivi analogici che utilizzavano cassette audio per tutte le funzioni di registrazione e riproduzione. Queste macchine si basavano sul riavvolgimento fisico e sulla riproduzione dei nastri per fornire il saluto per una chiamata in arrivo e per registrare i messaggi. La tecnologia funzionava bene, ma era soggetta a incidenti che potevano distruggere i messaggi o rendere inutilizzabile la macchina finché qualcuno non si occupava del problema. La maggior parte dei problemi ha preso la forma delle cassette che si sono incastrate nel meccanismo di registrazione e hanno rotto o inceppato gli ingranaggi che hanno girato il nastro.
I progressi nella tecnologia informatica hanno visto l’introduzione di segreterie telefoniche che utilizzavano la memoria digitale per memorizzare sia il saluto che i messaggi. Questo era un metodo molto più affidabile per registrare i messaggi, sebbene le prime versioni fossero ostacolate dallo spazio di archiviazione molto ridotto, limitando la quantità di dati che potevano essere archiviati. Quando i computer sono diventati più diffusi, è stato sviluppato un software che avrebbe consentito a un computer di fungere da segreteria telefonica quando la linea telefonica era collegata al modem, sebbene ciò significasse che il computer doveva essere lasciato sempre acceso.
Oltre alle attività di base di rispondere alle chiamate e registrare i messaggi, le segreterie telefoniche hanno iniziato a integrare funzioni più comode man mano che crescevano in popolarità. Funzionalità come consentire al proprietario di controllare i messaggi in remoto da qualsiasi telefono o persino fornire caselle di posta digitali separate, hanno iniziato a diventare più comuni. Molti telefoni sono anche dotati di una segreteria telefonica integrata direttamente nella base. Una segreteria telefonica avanzata può integrarsi con i servizi telefonici di base come l’identificativo del chiamante e l’avviso di chiamata per fornire una gestione più completa delle chiamate quando il proprietario è assente.