La separazione dei compiti consiste nell’utilizzo di più personale per eseguire attività volte a limitare le possibilità di frode, furto ed errori. Suddividendo un’attività in componenti gestiti da diversi membri del personale, un’azienda può prevenire attività indesiderate ed esercitare controlli di qualità migliori. Questo può essere difficile per una piccola azienda in cui il personale potrebbe essere troppo limitato, ma per le grandi aziende può essere una parte fondamentale di un programma di sicurezza. In alcune regioni, le leggi impongono specificamente la separazione dei compiti per i compiti sensibili; in un esempio particolarmente importante, il capitano di una nave non può lanciare missili da crociera senza seguire una catena di comando ben specifica e separata.
In un luogo di lavoro in cui viene utilizzata la separazione dei compiti, le attività sono suddivise in tre diverse fasi. Nella prima fase, qualcuno deve approvare un’attività, come consegnare un computer a un nuovo membro del personale o generare buste paga. Nella seconda fase, qualcuno deve effettivamente svolgere il compito; un membro del dipartimento informatico fornisce un computer al membro dello staff, per esempio, e il membro dello staff firma per esso. Infine, il terzo componente prevede l’auditing per assicurarsi che l’attività sia stata eseguita in modo appropriato.
La separazione dei compiti richiede un membro del personale diverso in ogni punto. I membri del personale addetto alle autorizzazioni non possono effettivamente svolgere attività, limitando così le possibilità che i dipendenti possano prendere l’iniziativa di fare cose come raccogliere fondi dall’azienda. Mantenere separato il controllo significa che prima di autorizzare un’attività, un dipendente deve assicurarsi che sia appropriato, poiché il revisore lo segnalerà se c’è un problema. Allo stesso modo, separare i revisori e le persone che completano le attività significa che un membro del personale separato indaga sulle affermazioni di attività completate in modo improprio e verifica periodicamente le prestazioni delle attività per assicurarsi che nessun membro del personale stia svolgendo al di fuori dell’ambito delle proprie funzioni.
Per la contabilità, la separazione dei compiti è fondamentale. Ciò limita le possibilità di frode finanziaria e fornisce anche un meccanismo per rilevare gli errori; la persona che taglia lo stipendio, ad esempio, potrebbe chiedere conferma su un assegno insolitamente grande o piccolo. Il mantenimento dell’integrità contabile è importante per le aziende di tutte le dimensioni e la separazione delle attività semplifica l’audit e il controllo del sistema contabile.
Questo è importante anche per la protezione generale, la protezione e le prestazioni. La separazione dei compiti gioca un ruolo nella fabbrica, nelle operazioni militari e in attività come la sicurezza delle informazioni. Se un’azienda ha situazioni in cui una singola persona potrebbe fare qualcosa e assicurarsi che non venga rilevata, ciò rappresenta una minaccia per la sicurezza e richiede una valutazione per vedere se è possibile mettere in atto la separazione dei compiti.
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