Una stima del budget è una valutazione preliminare dei fondi previsti per essere disponibili per una società o agenzia o dei fondi necessari per completare un progetto. Queste stime forniscono informazioni utili ai fini della pianificazione ma non sono definitive. Man mano che arrivano le informazioni finali, i membri del personale possono aggiornare il documento e determinare se eventuali modifiche sono motivo di preoccupazione. Questi documenti possono essere disponibili al pubblico quando coinvolgono agenzie e progetti finanziati con fondi pubblici, per consentire ai membri del pubblico di partecipare al processo di bilancio.
Nel caso di una stima dei fondi disponibili, una stima di bilancio viene generalmente emessa da un governo o agenzia regionale. Il documento discute possibili fonti di fondi come entrate fiscali, sovvenzioni, fondi da agenzie governative e entrate da multe e tasse. Ciò fornisce informazioni sul budget operativo disponibile. I membri del personale e le altre parti interessate possono rivedere il preventivo per saperne di più sulle priorità di finanziamento e sulle varie opzioni di finanziamento disponibili. I fondi accantonati per scopi specifici sono contrassegnati nella stima per sensibilizzare le persone a non far parte del fondo generale.
Altre stime di budget determinano i costi associati a un determinato progetto o incarico, come la costruzione di un ponte o il completamento di una casa. Questo documento suddivide le spese previste, date le informazioni disponibili. Può coprire i costi per permessi e tasse, manodopera, forniture e altre spese che possono sorgere. La stima del budget può anche discutere la sequenza temporale e fornire informazioni su ciò che potrebbe accadere se il progetto dovesse fare gli straordinari a causa di eventi imprevisti.
Le imprese che preparano le offerte di progetto per i clienti in genere devono preparare una stima dettagliata del budget per rendere il cliente consapevole di tutte le spese potenziali. Questa stima è in genere valida per un periodo di tempo limitato. Se il cliente attende troppo a lungo, i costi per forniture, manodopera e altre spese potrebbero aumentare con le forze di mercato e la stima non sarà più accurata. La stima del budget in genere include anche una voce per i sovraccarichi previsti, quindi i clienti sono consapevoli di quanto denaro potrebbe essere aggiunto alle spese entro la fine del progetto.
Nel rivedere una stima del budget, può essere utile leggere attentamente le singole categorie per capire cosa significano. Se le definizioni non sono chiare o il documento è vago, la persona che lo ha preparato dovrebbe essere in grado di fornire informazioni. Le stime di bilancio possono anche includere alternative; un’impresa di costruzioni potrebbe, ad esempio, discutere i costi di diversi tipi di scandole nel documento in modo che il cliente possa conoscere come le varie scelte possono influenzare il costo complessivo del progetto.