Conosciuto anche come gestione di fondi, “amministrazione di fondi” è un termine utilizzato per descrivere le varie attività associate alla gestione delle attività contenute in alcuni tipi di organismi di investimento collettivo. Il fondo in questione può essere un qualche tipo di fondo comune di investimento, un fondo speculativo, un fondo pensione o anche un fondo comune. A seconda delle dimensioni e della complessità del fondo, un singolo amministratore o gestore può supervisionare ed eseguire tutte queste attività, oppure essere assistito da uno staff.
L’ambito esatto delle responsabilità che entrano nell’amministrazione del fondo varierà, in base ai dettagli di come è organizzato il fondo, allo scopo sottostante e alle disposizioni a cui l’amministratore deve attenersi nel processo di gestione quotidiano. Un filo conduttore nella maggior parte degli esempi di gestione di fondi ha a che fare con la garanzia che le attività acquistate e detenute dal fondo producano rendimenti entro intervalli accettabili. Allo stesso tempo, l’amministratore è responsabile di assicurarsi che gli esborsi dal fondo siano effettuati in conformità con le leggi applicabili e i documenti costitutivi che hanno istituito l’investimento collettivo di capitale.
Gran parte del processo di amministrazione del fondo ha a che fare con l’esecuzione di compiti specifici su base giornaliera, settimanale o mensile. Ad esempio, i registri contabili del fondo vengono in genere riconciliati con i rapporti giornalieri sulle partecipazioni del fondo, insieme a una riconciliazione mensile con l’estratto conto dell’intermediario che viene emesso ogni trenta giorni. Nell’ambito di questa riconciliazione, il processo di amministrazione prevede il regolamento di qualsiasi negoziazione condotta durante la giornata lavorativa e la documentazione di eventuali dividendi o interessi ricevuti. Il calcolo e la pianificazione del pagamento dei dividendi o del pagamento degli interessi per finanziare gli investitori possono essere effettuati su base settimanale, bisettimanale o mensile.
L’amministrazione del fondo comporta anche la preparazione di documenti di fine anno che forniscano una valutazione accurata sia delle entrate che delle spese associate al fondo dall’inizio alla fine del periodo. Molti fondi sono strutturati per richiedere che questi rapporti siano completati entro una determinata data e messi a disposizione sia dei membri del fondo che delle agenzie fiscali competenti. Una volta completate le relazioni annuali di fine anno, i gestori dei fondi supervisioneranno la preparazione dei moduli di dichiarazione dei redditi per le agenzie locali, statali e federali.
Nel caso in cui un fondo debba essere sciolto per qualche motivo, il processo di amministrazione del fondo comporterà la chiusura delle scritture contabili, il saldo di eventuali debiti dovuti dal fondo e il pagamento delle erogazioni finali agli investitori del fondo. Questo processo deve essere completato in conformità con le leggi e le normative messe in atto dalle agenzie governative che sovrintendono alle operazioni di investimento nella nazione in cui è stabilito il fondo. A seconda delle leggi locali e della struttura del fondo, il processo può richiedere solo poche settimane o richiedere un anno o più per completare lo scioglimento.
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