Le spese amministrative sono costi che non rientrano in un’area specifica dell’attività, come il marketing o la produzione. È importante pianificare con precisione le spese amministrative, poiché l’amministrazione di un’azienda è spesso il cuore di operazioni efficienti. Per calcolare le spese amministrative, è essenziale tenere una buona documentazione e tenere conto di tutte le possibili variabili. Con buoni record, calcolare le spese è semplice come sommare i totali delle ricevute.
I costi amministrativi fissi sono quelli che solitamente non variano di mese in mese. Ciò può includere cose come bollette telefoniche, stipendio o spese assicurative. Sebbene questi possano cambiare periodicamente, ad esempio assumendo o perdendo un dipendente, questi costi generalmente rimangono gli stessi di mese in mese.
I costi variabili possono includere alcune spese semi-fisse, come le bollette del gas o dell’elettricità. Sebbene possano variare leggermente di mese in mese, generalmente rimarranno entro un raggio ravvicinato. Per contabilizzare correttamente i costi semi-fissi, prova a creare un costo medio mensile sommando un anno di costi e dividendo per 12. Questo ti darà un’idea adeguata delle spese mensili o trimestrali.
Le esigenze di fornitura possono variare di volta in volta, causando variazioni nelle spese amministrative. I calcoli delle forniture possono includere articoli come carta, toner o forniture postali, ma possono anche includere acquisti più grandi come nuovi computer, mobili per ufficio o gas per i veicoli aziendali. Una buona tenuta dei registri è fondamentale per tenere traccia sia del costo che della regolarità degli ordini di fornitura. Mantenere un semplice foglio di calcolo che elenchi il tipo di acquisto, la data di acquisto e il costo contribuirà a semplificare la compilazione delle spese di fornitura.
Molte aziende disporranno di fondi amministrativi discrezionali per determinati scopi. Questi possono includere fondi per corsi di formazione o seminari, feste, bonus o servizi per i dipendenti come distributori automatici. L’impostazione di un budget attento per la spesa discrezionale può aiutare a mantenere le spese in linea fornendo le migliori opportunità per la forza lavoro.
A volte le aziende possono includere anche una protezione per pagamenti errati nelle loro spese amministrative. Sfortunatamente, quasi tutte le aziende si trovano di tanto in tanto a ricevere un assegno falso o una transazione fraudolenta. Nei casi in cui l’azione penale è impraticabile o impossibile, i fondi di pagamento inesatti possono aiutare a mantenere i margini di profitto dall’inclinazione.
Quando le spese amministrative vengono calcolate in modo accurato e confrontate con il profitto, diventa facile vedere dove possono essere effettuati tagli o espansioni. Sapere se è conveniente assumere un altro lavoratore, cercare forniture più economiche o aggiornare i sistemi informatici può essere compreso a colpo d’occhio esaminando il budget e le spese per l’amministrazione. Gli esperti raccomandano che un buon monitoraggio delle spese amministrative sia un’attività quotidiana regolarmente monitorata ed esaminata per possibili miglioramenti.
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