I fogli di calcolo sono utili per tenere traccia delle spese a più livelli. La loro struttura a colonne e righe consente di stamparli facilmente e di condividerli tra le parti interessate. Per acquisire il miglior foglio di calcolo delle spese, l’utente deve prima definire lo scopo del foglio e i risultati desiderati dal suo utilizzo. Dovrebbe essere preso in considerazione anche il livello di abilità di tutti gli utenti. Costo e disponibilità completano i criteri finali per il miglior foglio di calcolo delle spese.
Per tenere traccia delle spese domestiche, nei negozi di forniture per ufficio sono disponibili tablet composti da 25 o 50 copie di un foglio di calcolo delle spese giornaliere. Questi moduli forniscono spazi per il monitoraggio dei pasti, del chilometraggio dell’auto, degli acquisti di gas e di altre spese. Utilizzando diligentemente questi moduli, gli utenti possono analizzare con precisione le spese su periodi giornalieri, settimanali o di altro tipo. I moduli sono economici, facili da usare ovunque e comunicano i risultati in modo chiaro.
Le versioni per computer del foglio di calcolo cartaceo sono offerte in molti tipi di software di gestione degli account per uso domestico e in ufficio. Questi programmi hanno sottoprogrammi che gestiscono le stesse spese ma aggiungono categorie come corsi di formazione o uniformi. Gli utenti in rete possono compilare i moduli online e i risultati vengono incorporati nel sistema di contabilità aziendale. Online o offline, il foglio di calcolo delle spese deve essere chiaro e non ambiguo. I programmi più sofisticati dispongono di routine di controllo degli errori che filtrano l’input dell’utente e limitano gli errori.
I programmi di contabilità su scala aziendale spesso trascurano la necessità del controllo del progetto a livelli di gestione intermedia. I buoni programmi offrono moduli che raccolgono facilmente i dati a livello di progetto, presentano ai quadri intermedi e arrotolano i valori nei moduli di contabilità. I migliori programmi separano effettivamente la gestione del progetto dalla contabilità aziendale, dando ai responsabili di progetto o di reparto l’opportunità di approvare e presentare le spese a livello aziendale.
Tra pacchetti software commerciali e moduli commerciali ci sono moduli e programmi sviluppati dall’utente che utilizzano applicazioni di fogli di calcolo commerciali. Molti modelli sono disponibili online che l’utente può personalizzare. I fogli di calcolo delle spese possono essere combinati per fornire input a un altro programma.
Molti fogli di calcolo delle spese non vengono implementati in modo efficace perché sono eccessivamente complicati. La ricompensa di semplici fogli di calcolo, fintanto che vengono raccolte informazioni critiche, è una maggiore conformità e precisione. Nel tentativo di prevenire l’uso improprio, le aziende spesso raccolgono varie informazioni che non sono effettivamente riviste o utili.
Ai bambini può essere insegnato a tenere traccia dei propri vestiti o delle spese di intrattenimento in preparazione per compiti di gestione finanziaria più complessi. Il reddito è solitamente fisso per una famiglia, e il lato delle spese del budget è spesso l’unico elemento che può essere gestito. I bambini possono progettare il proprio foglio di calcolo delle spese su carta semplice e a righe e fare un primo passo verso l’indipendenza finanziaria.
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