Il software di fatturazione open source è un’opzione praticabile per molte piccole imprese e appaltatori indipendenti, soprattutto quando sono al primo avvio e il denaro per il software è alquanto limitato. Queste soluzioni open source spesso forniscono tutti gli strumenti necessari per creare fatture di base che possono essere stampate e inviate ai clienti per posta o allegate alle e-mail come documenti. Quando si considerano le diverse opzioni per il software di fatturazione open source, è importante considerare fattori quali funzionalità, facilità d’uso e la capacità di importare ed esportare dati in altri sistemi con relativa facilità.
Uno dei fattori principali da tenere a mente con qualsiasi applicazione open source è la gamma di funzioni disponibili con il software. Idealmente, si desidera selezionare un software di fatturazione open source che ti consenta di personalizzare il modello, aggiungendo informazioni come il nome dell’azienda, un indirizzo di “rimessa a” e le informazioni di contatto. Vuoi anche andare con un’applicazione che renda il calcolo dell’importo dovuto in qualche modo semplice. Ad esempio, uno strumento open source che consente di inserire la quantità e il prezzo per unità su un elemento pubblicitario e quindi fare in modo che il software calcoli l’importo totale per quell’articolo è molto utile. Concentrati sulle applicazioni che consentono di inserire facilmente i dettagli delle voci, come le descrizioni dei prodotti, e ti consentono di creare tabelle in modo che i dati possano essere recuperati per l’utilizzo in un secondo momento.
Alcune altre funzioni incluse nel software di fatturazione open source aggiungeranno valore al programma per la tua attività. Molto importante è la possibilità di salvare la fattura in un formato che i clienti possano aprire con facilità, evitando anche modifiche alla fattura da parte di personale non autorizzato. Inoltre, l’applicazione dovrebbe consentire di creare profili cliente che acquisiscano informazioni di base, come i prezzi per i diversi servizi, i nomi e gli indirizzi dei clienti e persino gli indirizzi e-mail. Quando questo dettaglio è associato a codici specifici creati nel sistema, ciò può aiutare a ridurre il tempo di inserimento dei dati poiché le informazioni vengono recuperate e soddisfatte quando si inizia a creare una nuova fattura per quel cliente.
Insieme alla funzionalità, desideri anche un software di fatturazione open source che consenta un facile inserimento dei dati, senza la necessità di eseguire molti passaggi per completare una fattura. Il passaggio da un campo modello al successivo dovrebbe essere semplice e fluido, consentendo l’inserimento dei dati a un ritmo efficiente. Idealmente, non dovrebbe volerci molto tempo per creare un modello di fattura, personalizzare i campi ed essere in grado di utilizzare quel modello per creare fatture.
Anche la possibilità di recuperare informazioni da altri database e caricarle nel programma software di fatturazione open source è un vantaggio. Ad esempio, la possibilità di interagire con i dati dei clienti trovati su un foglio di calcolo o in un database di vendita significa ridurre al minimo la necessità di creare profili cliente e inserire i prezzi da zero. Questo aspetto può far risparmiare molto tempo, soprattutto se la tua attività inizia a crescere e ad acquisire un flusso costante di nuovi clienti. Con una serie di diverse opzioni software di fatturazione open source prontamente disponibili, le piccole imprese possono facilmente stilare un elenco di caratteristiche e funzioni necessarie, quindi identificare almeno un paio di applicazioni open source che soddisferanno tali esigenze.