Una politica di assunzione è un insieme formalizzato di linee guida utilizzate per fornire informazioni sulle pratiche che un’azienda utilizza quando assume nuovi dipendenti. Questo documento di solito include informazioni su quali documenti sono richiesti per ottenere una posizione, quali dipartimenti gestiscono l’assunzione dei dipendenti e quali criteri sono considerati accettabili da prendere in considerazione durante l’assunzione. Non tutte le aziende hanno una politica formale di assunzione, ma le più grandi hanno documenti molto chiari su questo argomento con informazioni su una vasta gamma di situazioni. Una politica di assunzione può essere utilizzata per garantire che le pratiche di assunzione siano eque e che tutti i potenziali dipendenti siano trattati allo stesso modo. Al fine di creare una politica di assunzione, tutto ciò che occorre fare è identificare e registrare formalmente il modo in cui i nuovi dipendenti sono assunti correttamente, assicurandosi di includere tutte le informazioni legali pertinenti.
La creazione di una politica di assunzione di solito è compito di un dipartimento delle risorse umane, sebbene anche altre parti possano essere responsabili di questo documento. L’obiettivo del documento dovrebbe essere quello di chiarire in che modo vengono scelti i dipendenti e le altre parti interessate. Naturalmente, gli uomini fallibili e supponenti sono sempre responsabili della selezione dei candidati più promettenti, ma i metodi con cui vengono effettuate le selezioni possono essere coperti dal documento. Ad esempio, se la prima persona che seleziona potenziali candidati è un dipendente particolare e quindi le scelte migliori dal pool generale vengono passate a un altro dipendente, quel tipo di informazioni dovrebbe essere incluso nel documento.
Una politica di assunzione dovrebbe includere anche informazioni su quale tipo di informazioni saranno ottenute da qualsiasi potenziale dipendente e quali documenti ci si aspetta che il dipendente firmi se assunto formalmente. Ad esempio, se viene eseguito un controllo dei precedenti penali o un controllo del credito su potenziali dipendenti, questo dovrebbe essere incluso nella politica di assunzione. Il numero di referenze che un dipendente dovrà fornire, quali certificazioni professionali sono previste e come queste informazioni dovrebbero essere presentate sono tutte utili informazioni da includere in una politica di assunzione.
Mentre un’azienda potrebbe non avere mai problemi di discriminazione, è comunque importante includere nella politica informazioni sulle pratiche di assunzione iniqua. Anche se nessun dipendente ha mai subito un trattamento ingiusto, disporre delle informazioni pertinenti nella politica può proteggere l’azienda da problemi legali. Inoltre, la formalizzazione di queste informazioni informa le parti che non sono a conoscenza di queste leggi che determinati criteri non sono rilevanti per l’assunzione.
Quando si compone formalmente la politica, potrebbe essere meglio ordinare le informazioni in categorie. Le informazioni su come i candidati possono trovare posizioni aperte potrebbero andare in una sezione, mentre le informazioni su come i candidati che sono stati respinti verranno notificate potrebbero andare in un’altra. Molte persone ritengono che la composizione del documento in un elenco ordinato e numerato anziché in paragrafi faciliti la lettura del documento. Questo documento può essere utilizzato sia da dipendenti che da non dipendenti, quindi è meglio mantenere il documento molto formale. In alcuni casi, le parti legali possono informarsi sul contenuto del documento, quindi si dovrebbe pensare molto attentamente a quali informazioni sono incluse nella politica.