Un sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) è un sistema di tecnologia dell’informazione implementato da un’azienda per automatizzare i processi e le attività aziendali interni. La gestione delle modifiche ERP è il processo specifico per l’implementazione di un nuovo sistema per la prima volta o il passaggio da un sistema all’altro. L’intero processo prevede due diverse operazioni su larga scala: l’integrazione della tecnologia dell’informazione e la gestione delle modifiche. Le dimensioni dell’azienda determineranno in genere il processo di gestione delle modifiche ERP poiché il sistema contiene diversi moduli o sezioni.
Il processo di gestione delle modifiche può essere eseguito internamente o esternamente. La gestione interna del cambiamento comporterà lo spostamento del personale dalle loro attività lavorative quotidiane al team di gestione del cambiamento. I proprietari e i dirigenti delle aziende selezionano in genere persone che hanno una conoscenza particolare del sistema ERP o di altri dipartimenti aziendali che riceveranno il nuovo sistema. Le grandi aziende con operazioni commerciali complesse useranno spesso questo approccio, in quanto hanno il personale per gestire questo processo.
La gestione del cambiamento ERP esterna richiede che un’azienda assuma un consulente di gestione o un altro team di gestione del cambiamento. Questi individui o gruppi in genere hanno conoscenze o competenze particolari nel processo di gestione delle modifiche. L’uso di un gruppo esterno con la gestione delle modifiche ERP può essere più vantaggioso poiché l’intero processo prevede hardware e software per la tecnologia delle informazioni tecniche.
Installare un nuovo sistema ERP quando la società non ha un sistema aziendale precedente è spesso più semplice che sovrascrivere un vecchio sistema. I sistemi meno recenti potrebbero richiedere la rimozione di vecchi pacchetti software o hardware. La tecnologia più recente è spesso difficile da integrare con i sistemi più vecchi, il che può comportare costi di gestione delle modifiche più elevati. Inoltre, l’hardware della tecnologia precedente potrebbe avere un valore di recupero minimo o nullo. Le aziende spesso perdono denaro se non possono vendere le vecchie apparecchiature.
L’implementazione di un sistema ERP inizia in genere con un dipartimento o una divisione. A seconda delle operazioni dell’azienda e del settore o del settore aziendale, i proprietari e i dirigenti delle imprese spesso iniziano con un’area di volume inferiore. Ciò consente all’azienda di continuare le operazioni principali durante l’intero processo di gestione delle modifiche ERP. Errori e problemi possono anche essere corretti rapidamente senza troppe interruzioni. I dipendenti possono anche essere più disposti ad aiutare nel processo di cambiamento se si sentono più a loro agio con il processo e i proprietari e i dirigenti delle imprese lavorano con i dipendenti piuttosto che attorno a loro.
La gestione del cambiamento non è necessariamente un processo che termina rapidamente. Cambiamenti o aggiustamenti al sistema ERP in periodi di tempo futuri saranno spesso necessari per assicurare che l’azienda massimizzi il valore dell’ERP. Quando si utilizza un team esterno di gestione delle modifiche, è possibile che la società debba richiedere assistenza continua in termini di analisti tecnici o del servizio clienti. Ciò consente all’azienda di collaborare con il fornitore ERP per correggere problemi e problemi.