Durante la stesura di una lettera di presentazione dell’assistente esecutivo, il candidato deve utilizzare una sola pagina per dimostrare le sue capacità d’ufficio, una grande attenzione ai dettagli e fornire esempi specifici dell’uso di tali abilità in un precedente contesto lavorativo. Questi obiettivi possono essere raggiunti creando una carta intestata unica sia per la lettera di presentazione che per il curriculum, e correggendo le osservazioni per assicurarsi che siano prive di errori grammaticali e di ortografia. La lettera può essere indirizzata al capo del dipartimento delle risorse umane o ai colloqui individuali e può richiedere un momento e un luogo in cui il richiedente può incontrarsi per discutere ulteriormente dei modi in cui le sue capacità possono andare a beneficio della società di assunzione.
Le mansioni di un assistente esecutivo comprendono in genere l’archiviazione, l’invio di fax, la risposta a telefoni e l’esecuzione di lavori informatici. Questo tipo di posizione serve a facilitare le esigenze dell’alta direzione di un’azienda o di una grande società. I vicepresidenti aziendali, i dirigenti e i responsabili finanziari generalmente usano questo tipo di assistente. Alcune posizioni possono richiedere che l’assistente esecutivo si occupi anche di piccole commissioni personali per il dirigente, come la pianificazione delle prenotazioni dei ristoranti, la raccolta dei clienti e i pranzi di lavoro di catering.
Quando si applica per questo tipo di posizione, la lettera di presentazione dell’assistente esecutivo in genere dovrebbe essere limitata a una pagina. Lo scopo della lettera è quello di fare da introduzione al responsabile delle assunzioni e potenzialmente all’esecutivo a cui risponderà la posizione. Informazioni dettagliate, quali precedenti impieghi, durata del lavoro precedente e background educativo, possono essere elencate nel curriculum allegato, che può essere di due o più pagine se necessario.
Il curriculum e la lettera di accompagnamento dell’assistente esecutivo possono essere progettati per integrarsi a vicenda con stile. Il richiedente può utilizzare un software di base per la modifica delle parole per creare una carta intestata con nome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo e-mail. Questa carta intestata può essere stampata sulla parte superiore sia del curriculum che della lettera per creare un aspetto uniforme che dimostra anche le capacità informatiche del candidato e l’attenzione ai dettagli.
La lettera di accompagnamento dell’assistente esecutivo deve essere specifica e concisa nel suo indirizzo, contenuto e saluto. La lettera può iniziare rivolgendosi al responsabile delle assunzioni specificamente se tali informazioni sono disponibili, come “Gentile Sig. Gomez”, o al dipartimento delle risorse umane dell’azienda se il nome non viene fornito. Per evitare inutili lunghezze e parole, una lettera di una pagina di solito è composta da quattro a cinque paragrafi, con ogni paragrafo che contiene da tre a cinque frasi. Nel paragrafo finale, il richiedente può chiedere di fissare un orario e un luogo specifici per la riunione in cui le sue ulteriori qualifiche possano essere discusse in un colloquio. La natura di questo tipo di posizione richiede eccezionali capacità di segreteria e il richiedente deve rivedere la lettera più volte per assicurarsi che non esistano errori grammaticali o di ortografia.
Il richiedente può trovare utile utilizzare la lettera di accompagnamento dell’assistente esecutivo come opportunità per fornire un esempio delle sue capacità lavorative. L’esempio dovrebbe essere un’istanza specifica in cui la richiedente ha utilizzato competenze pertinenti al nuovo lavoro per il quale si sta candidando. Ad esempio, se le nuove qualifiche professionali includono la conoscenza di un determinato tipo di programma per elaboratore, il richiedente può includere un esempio di come ha utilizzato quel tipo di programma per completare una presentazione o una serie di rapporti per il suo precedente datore di lavoro. La richiedente può anche elencare i premi e qualsiasi riconoscimento speciale che potrebbe aver ricevuto in precedenti esperienze lavorative relative ai suoi talenti e abilità.