La corretta preparazione per un audit sui salari comprende una comprensione approfondita di cosa consista la revisione e molte volte include l’ottenimento di un legale. Coinvolge anche i datori di lavoro che identificano ogni persona che ha prestato servizi per loro e che hanno classificato queste persone in uno status di dipendente o non dipendente. Per evitare conseguenze legali, è importante che tutti i datori di lavoro mantengano il passo con i loro processi di gestione stipendi, tra cui il confronto continuo delle relazioni sui salari con i registri generali, nonché la revisione delle riconciliazioni bancarie. Molti datori di lavoro affrontano le conseguenze di un audit sui salari perché non dispongono di una documentazione adeguata per i dipendenti che ricoprono più di un ruolo lavorativo, il che rende importante per i datori di lavoro comprendere confini e legalità di separazione.
Esistono diversi motivi per cui può verificarsi un audit sui salari e molte aziende iniziano la preparazione trovando e mantenendo un consulente legale. Durante un audit sui salari, un’entità di terze parti informa un’azienda che si svolgerà un audit. In tal modo, ciò fornisce alla società sottoposta a revisione il tempo di prepararsi. Il consulente legale aiuta le aziende a comprendere quali documenti dovrebbero e non debbano essere consegnati al terzo che esegue la verifica.
Dal momento che parte di un controllo sui salari include il datore di lavoro che fornisce documentazione su ciascuno dei suoi dipendenti, è importante comprendere la vera definizione di dipendente. Un dipendente è considerato qualcuno che ha prestato servizi per l’azienda; tuttavia, in alcuni casi, esistono delle lacune che consentono a un datore di lavoro di non riconoscere una persona come dipendente. Ciò include quando una persona è in affari per se stessa, così come quelle persone che sono venditori diretti.
È anche importante che i datori di lavoro comprendano come classificare i dipendenti che ricoprono più di un ruolo lavorativo. In questo caso, i datori di lavoro devono disporre di una documentazione che registri accuratamente quante ore ogni dipendente ha svolto in ciascun ruolo lavorativo. Se la documentazione non viene mantenuta, lo stipendio totale di ciascun dipendente viene addebitato in base al suo ruolo professionale con la classificazione più alta.
L’entità che esegue la revisione vorrà anche assicurarsi che la società sottoposta a revisione contabile abbia rapporti sui salari che corrispondono ai suoi registri generali. Per prepararsi a questa parte dell’audit sui salari, le aziende dovrebbero sempre confrontare le spese lorde del personale, gli importi degli assegni netti e tutte le imposte trattenute dagli assegni dei dipendenti con tutti i numeri sui loro registri generali. Inoltre, per facilitare la preparazione dell’audit, è utile confrontare sia le relazioni sui salari che i libri contabili generali con le riconciliazioni bancarie. Il confronto di tutti questi numeri aiuta un datore di lavoro ad assicurarsi che non si verifichino alterazioni nei controlli dei dipendenti.