Il ciclo di gestione della conoscenza descrive il modo in cui la conoscenza viene acquisita, elaborata e distribuita in un’organizzazione. Le conoscenze possono essere acquisite da fonti che le creano all’interno dell’azienda o da fonti esterne. Questa conoscenza viene quindi elaborata all’interno dell’organizzazione e distribuita alle persone o ai dipartimenti interessati che devono utilizzarla. Il ciclo è completato da un feedback che serve ad aggiornare le conoscenze archiviate all’interno dell’organizzazione.
Catturare le conoscenze che nascono all’interno di un’organizzazione richiede una panoramica dei punti in cui le conoscenze vengono create. La conoscenza può sorgere in un dipartimento di ricerca, da revisioni o audit di sistemi e processi, dall’esperienza di vendite e marketing o attraverso feedback dei clienti o innovazione aperta. La conoscenza può anche derivare da fonti esterne come nuovi prodotti e processi acquistati da fornitori, relazioni compilate da consulenti, riviste specializzate, conferenze e seminari.
Le conoscenze devono essere acquisite da adeguati sistemi software o altri sistemi di segnalazione o raccolte da personale designato. La cattura di conoscenze rilevanti così come si presenta in un’organizzazione è spesso uno dei punti deboli del ciclo di gestione delle conoscenze. Il lavoro svolto per clienti o clienti può essere archiviato e archiviato senza pensare alla sua rilevanza per i progetti futuri. L’archiviazione appropriata di conoscenze utili non è normalmente la prima priorità del personale che lavora sotto pressione per soddisfare le esigenze dei clienti entro un termine rigoroso. Invece, l’acquisizione di conoscenze e la raccolta di informazioni di solito devono essere incoraggiate dal personale di gestione della conoscenza designato.
La fase successiva del ciclo di gestione della conoscenza prevede l’elaborazione e la distribuzione delle informazioni nei punti in cui sono necessarie. In alcuni casi, il personale impegnato in una determinata attività può accedere all’archivio pertinente e beneficiare delle conoscenze archiviate all’interno dell’organizzazione. La distribuzione delle conoscenze deve inoltre essere guidata dal personale, ad esempio un responsabile della conoscenza che è a conoscenza delle attività all’interno dell’organizzazione e può indirizzare le informazioni pertinenti alle attività in cui sono utili nel momento in cui sono richieste.
Come risultato del feedback, l’archivio delle conoscenze viene aggiornato e rinnovato. Il feedback e l’esperienza di un prodotto o processo possono portare a modifiche nella progettazione o nella produzione. I metodi e le tecniche di marketing possono essere modificati poiché le statistiche sulle vendite e i risultati delle ricerche di mercato vengono presi in considerazione dall’organizzazione. Attraverso il ciclo di gestione della conoscenza, le innovazioni tecnologiche vengono sviluppate sebbene la ricerca o l’innovazione aperta e i prodotti vengano modificati a seguito di informazioni esterne da riviste e conferenze sulla tecnologia concorrente.