Scrivere una lettera di sfratto è in gran parte una questione di informare gli inquilini della legge al fine di proteggere i propri diritti. Una lettera di sfratto dovrebbe includere tutte le informazioni pertinenti e solo quelle informazioni. È assolutamente essenziale includere la data in cui l’inquilino deve liberare i locali, il motivo dello sgombero e una citazione delle leggi pertinenti che disciplinano la durata del diritto di soggiorno dell’inquilino. In alcuni paesi, la legge non protegge gli inquilini e non è necessaria una lettera di sfratto. Laddove gli inquilini hanno diritti, le agenzie legali locali di solito possono fornire consigli su come comporre una lettera di sfratto.
Per cominciare, bisogna mettere il proprio nome e la data sulla lettera. È importante rivolgersi anche agli inquilini per nome. Non è necessario includere saluti informali in una lettera di sfratto.
Innanzitutto, la lettera dovrebbe contenere informazioni sul motivo per cui gli inquilini vengono sfrattati. Se gli inquilini vengono sfrattati a causa di una violazione del contratto di locazione, ad esempio, è importante assicurarsi di documentare chiaramente nella lettera quale sia stata l’infrazione. Si deve prendere nota del luogo esatto nel contratto di locazione in cui si possono trovare queste informazioni. Se gli inquilini vengono sfrattati per non aver pagato l’affitto, si dovrebbe indicare da quanto tempo l’affitto non è stato pagato.
Successivamente, la lettera di sfratto dovrebbe richiedere che gli inquilini lascino i locali entro un certo numero di giorni. Le leggi pertinenti sul numero di giorni necessari possono essere trovate presso un tribunale locale o persino una biblioteca. Fare riferimento a queste leggi renderà la lettera più ufficiale e farà in modo che l’inquilino si renda conto della gravità della situazione. Se devono essere intraprese anche altre azioni, come pulire la casa o rimuovere piante, anche queste dovrebbero essere elencate in questa sezione.
Potrebbe essere una buona idea includere un avvertimento nella lettera su cosa accadrà se l’inquilino non se ne va. Se si intende chiamare la polizia, ad esempio, questo dovrebbe essere elencato nella lettera. Non è legalmente necessario farlo, ma può essere consigliabile perché così facendo si potrebbe impedire all’inquilino di resistere allo sfratto.
La lettera dovrebbe terminare con un saluto formale e il proprio nome. L’intera lettera dovrebbe essere dattiloscritta, ma dovrebbe anche essere firmata a mano. L’uso di un carattere professionale e di un documento aziendale per la lettera lo farà sembrare ufficiale. In sostanza, un avviso di sfratto dovrebbe essere trattato come qualsiasi altro documento professionale e dovrebbe rappresentare l’azienda che lo invia.
Dopo che la lettera è stata scritta, bisogna farne una copia per i propri archivi e far consegnare la lettera a mano agli inquilini. Non è necessario che il locatore consegni personalmente la lettera, ma è importante che gli inquilini non possano sostenere di non aver mai ricevuto la lettera. Se gli inquilini ignorano la lettera, la copia che è stata fatta sarà importante per i procedimenti giudiziari relativi allo sfratto. La possibilità che il documento possa essere utilizzato in procedimenti legali rende particolarmente importante l’uso di un linguaggio formale nella lettera e l’assenza di minacce, linguaggio irragionevole o prove di conflitti personali.