Il responsabile degli acquisti supervisiona tutti gli aspetti delle operazioni di acquisto della sua azienda. Fornisce in genere l’approvazione finale di ciò che ciascun dipartimento acquista per sostenere le operazioni quotidiane. Ciò può includere acquisizioni piccole come graffette fino a grandi acquisti di beni strumentali, come veicoli, attrezzature pesanti e macchinari e strumenti di produzione. Le richieste di approvvigionamento includono anche acquisti intangibili come contratti di vendita e servizi. Le spese operative, insieme ai costi di manutenzione e riparazione, spesso richiedono anche l’autorizzazione di questa persona.
Quando si considerano le richieste di acquisto, il responsabile dell’approvvigionamento in genere deve considerare una varietà di fattori. Oltre ai semplici vincoli di budget, deve tenere conto delle performance passate di un dipartimento e se hanno utilizzato correttamente ed efficacemente i fondi approvati. In genere, deve analizzare le esigenze rispetto ai desideri e considerare le ripercussioni a lungo termine delle sue decisioni di approvazione o rifiuto delle richieste di acquisto. Ogni volta che si verifica una negazione dei fondi, il responsabile degli appalti è comunemente tenuto a giustificare la sua decisione.
Sulla base della complessità di molte delle richieste, essere il responsabile degli acquisti richiede spesso la capacità di interpretare accuratamente i contratti e determinarne le implicazioni a lungo termine o meno apparenti. Una solida conoscenza del diritto contrattuale può essere molto utile, così come la familiarità con la reputazione delle società e delle entità coinvolte. Una persona in questa posizione considera fatti e implicazioni più ambigue nel prendere le sue decisioni di assegnazione finanziaria.
A seconda della natura dell’azienda, una persona in questa posizione potrebbe dover considerare molti fattori di una richiesta di appalto. Questi problemi possono includere la revisione di diversi gradi e tipi di materiali richiesti per determinare quali scelte sono più convenienti senza compromettere la qualità. Anche l’analisi delle tendenze dei prezzi che possono influire sui tempi degli acquisti può far parte del lavoro, nonché rivedere le politiche e le procedure nazionali e regionali che potrebbero influenzare le decisioni in materia di appalti.
Se il responsabile degli appalti lavora per un’azienda con numerose filiali o filiali che operano sotto un’autorità aziendale comune, possono essere necessari acquisti all’ingrosso o cooperativi. Ciò richiederebbe al responsabile degli appalti di conferire con i capi dipartimento per accertare se un acquisto molto grande di beni o servizi sarebbe redditizio. Può anche comunicare con il personale chiave sulle alternative all’acquisto che possono far risparmiare denaro. Queste opzioni possono includere l’utilizzo di materiali riciclati o fonti energetiche alternative che potrebbero presentare risparmi sotto forma di cancellazioni fiscali o abbuoni che compensano i costi di acquisto inizialmente più elevati.
I requisiti per un responsabile della posizione di approvvigionamento variano a seconda della società. In generale, è utile una formazione di base e un livello di istruzione in contabilità, oltre ad avere un’ottima conoscenza dei metodi di contabilità degli appalti. In genere non è richiesta altra formazione o istruzione specialistica. La considerazione più importante è un background verificabile negli acquisti discrezionali che dimostra buon senso e responsabilità fiscale.