Un assistente di supporto al programma fornisce un supporto amministrativo e amministrativo completo nel contesto di un programma sponsorizzato da un’organizzazione o istituzione. In genere, fornirà vari servizi di supporto clericale di routine, come la gestione della corrispondenza, l’organizzazione del viaggio e la gestione dei file. Inoltre, l’assistente di supporto può anche assumersi la responsabilità di gestire le comunicazioni con clienti, reclute o altre parti esterne al programma. Inoltre, può essere responsabile della stesura di opuscoli, newsletter e rapporti. In molti casi, potrebbe essere necessario che l’assistente al supporto del programma disponga di ampie conoscenze informatiche, in quanto può essere responsabile della gestione di file di programma e fogli di calcolo e della conduzione di ricerche significative. Le responsabilità esatte in genere variano a seconda del datore di lavoro e delle conoscenze e abilità dell’assistente.
Molte organizzazioni governative e private sponsorizzano una varietà di programmi che potrebbero richiedere i servizi di dipendenti dedicati. Mentre i programmi che non dispongono di finanziamenti significativi possono obbligare i dipendenti a svolgere il proprio lavoro amministrativo e d’ufficio, in alcuni casi il budget è sufficiente per assumere un assistente al supporto del programma. Le qualifiche per questa posizione varieranno a seconda dell’organizzazione di assunzione, ma molti responsabili delle assunzioni preferiscono assumere un assistente con esperienza significativa nel lavoro amministrativo, di segreteria o di segreteria. Inoltre, potrebbe essere necessario che l’assistente abbia esperienza di lavoro con vari tipi di software per ufficio e in alcuni casi potrebbe essere necessario avere una buona conoscenza di vari database. Il dipartimento può fare affidamento sull’assistente al supporto del programma per svolgere una notevole quantità di scritti e ricerche, il che può significare che un responsabile delle assunzioni vorrà che l’assistente sia in possesso di un diploma universitario.
In alcuni contesti, un assistente di supporto del programma può anche impegnarsi nella formazione sia dei dipendenti del programma che dei clienti. Poiché l’assistente avrà in genere una conoscenza significativa delle operazioni e degli obiettivi del programma, l’assistente di supporto può essere chiamato a produrre materiale di formazione e orientare nuovi assunti e clienti verso le politiche e le procedure del programma. In situazioni in cui il programma necessita di finanziamenti aggiuntivi, personale o altri tipi di supporto, è possibile che venga chiesto all’assistente di fornire input in merito alle esigenze del programma e che può anche essere chiamato a compilare documentazione e ricerche che possono essere aggiunte alla richiesta di supporto.
In molti casi, un assistente di supporto al programma può avere ampie responsabilità nel settore della gestione dei viaggi e degli eventi. Come tale, può spesso essere utile per l’assistente conoscere alcune opzioni di viaggio locali e la pianificazione degli eventi. All’assistente di supporto potrebbe essere richiesto di prendere accordi per i biglietti aerei per gli ospiti, nonché per il trasporto locale e l’alloggio in hotel. Inoltre, potrebbe anche essere tenuta a lavorare con i dirigenti delle sale riunioni locali per garantire che la conferenza si svolga senza intoppi.