Un impiegato amministrativo fornisce supporto a supervisori, dirigenti e dirigenti. Di solito gli viene richiesto di essere flessibile e dividere il suo tempo al variare delle esigenze di questi dipendenti. Sebbene lavori comunemente in un ambiente di ufficio, può anche svolgere le sue responsabilità amministrative in un ambiente di produzione, industriale o manifatturiero.
Ciò che distingue tipicamente un impiegato amministrativo da un segretario è che il suo lavoro è normalmente più incentrato sul mantenimento regolare delle operazioni generali piuttosto che sulla gestione degli eventi quotidiani. In genere lavora anche per più di una persona. Nella maggior parte delle atmosfere aziendali, generalmente svolge il suo lavoro con una supervisione giornaliera diretta scarsa o assente.
Le funzioni di un impiegato amministrativo dipendono fortemente dalla natura dell’attività in cui lavora. In generale, dovrebbe normalmente pianificare e attuare riunioni, programmare viaggi e trasporti e garantire comunicazioni ottimali tra i dipartimenti. Se le persone per le quali lavora sono al passo con le attività e gli sviluppi aziendali, viene normalmente considerato di successo.
Mantenere le cose senza intoppi in genere richiede buone capacità informatiche. Un impiegato amministrativo utilizza frequentemente vari programmi software per gestire calendari esecutivi, creare fogli di calcolo e compilare report. Le sue competenze online sono generalmente richieste per condurre ricerche per conto dei suoi superiori e mantenere comunicazioni via e-mail con soci in affari. Potrebbe anche essere richiesto di utilizzare programmi di elaborazione testi per scrivere e modificare la corrispondenza e utilizzare software di grafica per creare presentazioni visive.
In alcune grandi aziende, può spesso essere richiesto un impiegato amministrativo per monitorare i livelli di produttività in diversi dipartimenti e raccomandare modifiche per migliorare l’efficienza. Questi suggerimenti possono includere modifiche del personale o l’aggiornamento o la sostituzione delle principali macchine o apparecchiature per ufficio. Un perso in questa posizione è anche spesso responsabile del mantenimento degli inventari delle forniture per ufficio e della negoziazione di accordi con i venditori.
Per avere successo in questa posizione sono normalmente richieste grandi capacità organizzative e comunicative. Il supporto di più manager e supervisori richiede eccellenti capacità di gestione del tempo. Mantenere tutti soddisfatti in genere richiede diplomazia e tatto da parte di un impiegato amministrativo.
Un diploma di scuola superiore o equivalente è normalmente richiesto per questa posizione, sebbene un titolo di studio associato sia normalmente preferito. Alcune aziende richiedono una laurea in arti o comunicazioni liberali. Talvolta si ritiene che più istruito sia l’esecutivo delle assunzioni, più istruito deve essere l’impiegato amministrativo. L’esperienza come segretaria o assistente d’ufficio è utile per essere presa in considerazione per questa posizione. Il background nelle operazioni informatiche e il supporto dell’ufficio è considerato un vantaggio.