La principale responsabilità di un portavoce è di fornire una voce pubblica a un’organizzazione, che si tratti di un’agenzia commerciale, non profit o governativa. All’interno di quel ruolo, un portavoce di solito conduce la maggior parte della corrispondenza con i media, come giornali e stazioni radio. Un portavoce può anche comunicare con membri del pubblico che hanno domande su un’organizzazione. I portavoce possono anche organizzare eventi per conto di un’organizzazione. Qualcuno potrebbe anche avere tutti gli obblighi di un portavoce senza seguire quel particolare titolo; possono, ad esempio, essere chiamati segretari stampa, specialisti delle pubbliche relazioni o addetti alle informazioni pubbliche.
I portavoce sono spesso alcune delle persone più visibili all’interno di un’organizzazione. Ad esempio, il segretario stampa degli Stati Uniti è il portavoce della Casa Bianca. Responsabile delle riunioni stampa giornaliere, il segretario stampa interagisce costantemente con il pubblico e i media. Questo tipo di esposizione non solo porta la maggior parte dei membri della stampa a conoscere il segretario della stampa statunitense per nome, ma una buona percentuale della popolazione americana probabilmente conosce anche il segretario della stampa per nome.
È comune che i portavoce provengano da una sorta di background nel giornalismo. Molte organizzazioni preferiscono che il loro portavoce capisca come funzionano i media, quindi sono in grado di comunicare meglio con i media. I giornalisti, che dovrebbero riferire fatti imparziali mentre lavorano con le testate giornalistiche, potrebbero avere difficoltà a passare a un ruolo in cui devono solo dare una svolta positiva a un’organizzazione, comunque.
Un portavoce potrebbe aiutare a pianificare interviste e incontri anche con altri membri di un’organizzazione. Possono anche parlare a nome di un altro membro di un’organizzazione se quella persona non desidera o non è in grado di rivolgersi direttamente ai media. I portavoce potrebbero anche essere responsabili della stesura e dell’invio di comunicati stampa. Alcuni portavoce aiutano anche a organizzare e partecipare a eventi aziendali pubblici, il che può comportare un bel po ‘di viaggio.
Per diventare un portavoce, è generalmente necessaria una laurea in comunicazione, pubbliche relazioni, giornalismo o un campo correlato. Le organizzazioni che assumono i portavoce possono anche cercare qualcuno che abbia esperienza di lavoro con i media, sia come reporter che in un ruolo di marketing. Un responsabile delle assunzioni può anche cercare di assumere dall’interno, per garantire che il nuovo portavoce o portavoce conosca l’organizzazione dentro e fuori.
Oggi i portavoce potrebbero anche dover incorporare i social media nel loro ruolo professionale. La comunicazione tramite siti di social network è un modo sempre più popolare per le organizzazioni di rivolgersi direttamente al pubblico. Offre inoltre alle aziende la possibilità di offrire premi e incentivi creativi alla propria base di clienti. Ad esempio, un portavoce di una catena alimentare può offrire sconti e offerte gratuite a coloro che seguono l’azienda online.