Un segretario di chiesa di solito si occupa di tutte le questioni amministrative di una chiesa, dalla risposta ai telefoni alla progettazione di bollettini, alla realizzazione di copie e alla gestione della corrispondenza. Il lavoro è spesso molto più che manipolare scartoffie e telefonare, comunque. La maggior parte dei segretari deve anche fungere da volto per l’intera organizzazione. La conoscenza di base della chiesa, della sua struttura e delle sue credenze è spesso essenziale, dal momento che il segretario può essere chiamato a rispondere a ampie domande da una vasta gamma di persone.
I dettagli di ciò che fa il segretario di una chiesa dipendono necessariamente dai dettagli dell’organizzazione in questione. Il più delle volte, tuttavia, le funzioni amministrative costituiscono la maggior parte del lavoro. Il segretario di solito gestisce il front office della chiesa. Ciò comporta il mantenimento del calendario principale, la pianificazione degli appuntamenti e la conoscenza di come raggiungere tutto il personale. Lui o lei deve avere una buona conoscenza della programmazione della chiesa e deve sapere come indirizzare domande specifiche da parte del pubblico.
In una certa misura, un segretario della chiesa deve essere una risorsa generale della chiesa, sia per i congregati che per il mondo esterno. All’interno, è responsabile del collegamento dei membri della chiesa con i pastori, della gestione delle iscrizioni per le lezioni e degli eventi e della pubblicazione e distribuzione degli annunci. Ciò include spesso la gestione di database di posta elettronica, nonché volantini e bollettini stampati.
I segretari devono anche rappresentare la chiesa e la sua programmazione al mondo esterno. I nuovi arrivati ??con domande su servizi o eventi di solito raggiungono il segretario della chiesa come primo punto di riferimento quando chiamano. Il segretario deve essere in grado di rispondere cortesemente e onestamente alle domande sulla chiesa e le sue politiche. La pianificazione della consulenza pastorale, la presentazione di fatti sulla pianificazione di matrimoni e funerali e la risposta a domande sulle credenze di base della chiesa rientrano tutte nella descrizione del lavoro del segretario della chiesa.
In alcune chiese, in particolare quelle molto grandi, un segretario della chiesa può essere assegnato a un singolo pastore o sacerdote. Questo tipo di segretario della chiesa è per molti versi come un assistente personale. Gestirà il programma personale del pastore e riceverà e invierà la corrispondenza a nome del pastore. Il segretario interagirà con altri membri del personale della chiesa e occasionalmente assumerà compiti più generali, come aiutare a preparare newsletter settimanali, ma trascorre la maggior parte di ogni giorno al servizio di un solo individuo. Le chiese con questa struttura di solito impiegano più segretari: spesso uno per ogni membro della dirigenza senior e uno o più per sedersi alla reception e gestire domande più generali.
Tutti i segretari devono di solito lavorare insieme per mantenere la coerenza, sia nella divulgazione che nella gestione delle attività. Questo vale tanto per le grandi chiese con più segretari quanto per le piccole chiese con vari assistenti amministrativi part-time che lavorano insieme per coprire il lavoro. L’ufficio della chiesa è parte integrante della maggior parte delle organizzazioni ecclesiali e il ruolo principale dei segretari è quello di garantire che tale ufficio sia efficiente, efficace e utile.