Il termine “RSVP” su un invito è un acronimo, o più precisamente, un sigla, per una frase francese, repondez s’il vous plait, che significa “rispondi se vuoi”. È un modo educato per richiedere una risposta all’invito, non un suggerimento all’ospite invitato a rispondere se ne ha voglia. Alcuni inviti, come quelli per matrimoni, includono un biglietto e una busta per rendere ancora più facile rispondere. Può essere utilizzata anche la frase “risposta richiesta”, che significa essenzialmente la stessa cosa.
Se una festa si tiene a livello locale, l’invito potrebbe essere il primo che un ospite ne venga a conoscenza. Coloro che vivono in un luogo lontano e la cui presenza sarebbe davvero apprezzata dovrebbero essere informati della data e del luogo della festa prima di ricevere l’invito, dando loro tutto il tempo per pianificare il viaggio. Questo a volte è indicato da una scheda “save the date”, che viene inviata prima di un invito formale a una festa per informare gli ospiti dell’evento imminente. Gli inviti a eventi importanti, come matrimoni, lauree e iniziazioni, vengono inviati anche a familiari lontani come cortesia per avvisarli dell’evento, ma questi ospiti non sono sempre tenuti a partecipare.
Quando qualcuno riceve un invito a un evento a cui non ha intenzione di partecipare, e quando l’invito include una scheda RSVP, dovrebbe selezionare “non partecipare” e includere una breve nota che esprima i suoi rimpianti. Se non è inclusa alcuna scheda di risposta, l’invitato deve chiamare il numero di telefono incluso nell’invito o inviare una breve nota di risposta, esprimendo il proprio rammarico. Le persone non hanno bisogno di approfondire i motivi per cui non possono partecipare, ma dovrebbero rispondere entro tre giorni dalla ricezione dell’invito in modo che gli host sappiano di non aspettarli.
Se l’invito riguarda un evento a cui la persona intende partecipare, deve compilare la scheda per indicarlo e includere le informazioni su chi l’accompagnerà. Gli ospiti dovrebbero farlo prontamente, idealmente entro tre giorni.
Le persone dovrebbero aver cura di leggere attentamente l’invito, poiché fornirà informazioni su chi è stato invitato. “SM. Jones e amico” o “Ms. Jones and guest” suggerisce di invitare la signora Jones e un altro individuo. “Sig. Smith and family” suggerisce che Mr. Smith, il suo partner e i suoi figli siano invitati, mentre “Mr. and Mrs. Smith” suggerisce di non invitare i bambini. In alcuni casi, solo “Ms. Jones” sarà invitato; quando un invito non menziona un ospite o non chiede quanti sono presenti, è meglio che l’invitato presuma che non siano invitati altri ospiti senza nome.
La compilazione di una scheda RSVP è una cortesia fondamentale e importante. Gli organizzatori della festa raccolgono le carte in modo che sappiano quanti ospiti aspettarsi, il che li aiuterà a organizzare i posti a sedere e il catering. Inoltre, se gli host invitano gli ospiti a soggiornare in un hotel o resort durante l’evento, l’invio di una risposta garantisce la disponibilità di un numero sufficiente di camere. Può anche essere usato per trasmettere informazioni importanti, come “mio figlio è allergico alle noci”, in modo che i padroni di casa possano essere avvertiti in anticipo di eventuali circostanze insolite.