I conti sussidiari sono conti associati al cosiddetto libro mastro sussidiario. Questi conti rappresentano generalmente i conti dei singoli clienti e vengono utilizzati per registrare tutte le transazioni associate a ciascuno di tali clienti. Se gestita correttamente, la somma totale del consolidamento dei conti sussidiari tracciata nelle scritture contabili si bilancia perfettamente con il saldo nel conto di controllo della contabilità generale.
La funzione dei conti sussidiari è importante per quasi tutti i tipi di attività che forniscono termini di pagamento alla propria base di clienti. Ad esempio, una società di servizi pubblici fornisce servizi fatturati su base mensile. Il cliente o abbonato ha quindi un periodo di tempo specifico in cui pagare quella bolletta mensile senza la valutazione di commissioni o addebiti in ritardo.
Al fine di tenere traccia dell’utilizzo e dell’attività di pagamento di ciascun cliente di servizi pubblici, l’azienda stabilirà un conto sussidiario per quel cliente nei registri contabili. Ciascuno dei conti sussidiari contiene informazioni complete su tutti i clienti, compreso il numero di conto assegnato a ogni singolo cliente. Quando viene emessa la fattura per ogni cliente, tale importo fatturato viene inserito nel conto insieme al numero di fattura e alla data di emissione. Una volta che un pagamento per quella fattura è stato rimesso, viene registrato sul conto, riducendo il saldo dovuto.
L’attività collettiva nei conti sussidiari viene rispecchiata anche nel conto di riconciliazione mantenuto come parte della contabilità generale. Quando vengono emesse fatture, queste vengono contabilizzate non solo nei conti secondari ma anche nell’area Contabilità fornitori del libro mastro. Quando i clienti inviano pagamenti, questi vengono contabilizzati nell’area Contabilità clienti del libro mastro e nel conto sussidiario del cliente. Presupponendo che tutte le registrazioni necessarie siano effettuate in modo tempestivo. Questo approccio aiuta a mantenere sempre bilanciati i libri contabili, pur semplificando il recupero delle informazioni e della cronologia dei conti su ciascun cliente.
Grazie all’utilizzo del software di contabilità, il processo di registrazione sul conto di controllo in contabilità generale e anche sui conti sussidiari del cliente è molto più semplice rispetto al passato. Spesso, il software di contabilità è configurato per consentire l’inserimento dei dati in un’unica schermata. Da lì, il software registra la posta sia nel conto di controllo che nel conto filiale del singolo cliente contemporaneamente. Questo approccio può aiutare a eliminare problemi come la registrazione nel conto cliente ma dimenticando di registrare nel conto di riconciliazione della contabilità generale o viceversa.
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