In ogni organizzazione, dai piccoli uffici alle grandi società multinazionali, esiste un gruppo di persone che possono essere considerate vitali: quelle che forniscono servizi di segreteria. Sono spesso descritti come la spina dorsale di un’azienda, ma di solito sono in prima linea nelle attività aziendali quotidiane garantendo il buon funzionamento del posto di lavoro. Le persone che forniscono questi servizi possono assumere una serie di ruoli impegnativi.
L’idea obsoleta di un segretario che prende appunti dal datore di lavoro e digita è rara nel mondo degli affari di oggi. Molto probabilmente, la persona che svolge questi compiti avrà una laurea in economia e vedrà il ruolo di segretario come trampolino di lancio nella sua carriera per altri lavori. Molti studenti universitari integrano le loro entrate lavorando in questo tipo di ambiente e spesso trovano un vantaggio avere queste competenze elencate nei loro curriculum.
La capacità di multi-task ed essere multi-abilità è una specifica del lavoro richiesta quando si richiede una posizione di segreteria. Il ruolo può comportare qualsiasi cosa, dal lavorare come receptionist occupato, rispondere alle chiamate telefoniche, leggere e rispondere alle e-mail aziendali, copiare la digitazione e persino aiutare a bilanciare i conti delle aziende. Le competenze informatiche sono quasi sempre essenziali per il ruolo, dal momento che la maggior parte dei registri dell’azienda sono conservati in database; l’inserimento dei dati è incluso in questi servizi.
Esistono molti modi per trovare lavoro in questo settore. Oltre a candidarsi per posizioni nella normale rotta, come ad esempio attraverso la pubblicità sui giornali, ci sono agenzie di lavoro e agenzie di lavoro interinale dedicate specificamente alla fornitura di servizi di segreteria. I candidati potrebbero dover sostenere alcuni test, come la digitazione rapida e le competenze informatiche, ma una volta registrati, c’è una grande richiesta di persone con buone capacità di segreteria.
Molte persone usano le loro abilità come un modo per mettere il piede nelle porte delle aziende per le quali vorrebbero lavorare. Possono quindi salire la scala usando la preziosa esperienza acquisita con la posizione. Non sarebbe la prima volta che qualcuno ha iniziato nel pool di battitura solo per finire a gestire la società.
Con l’avvento di Internet e del telelavoro, alcuni servizi di segreteria possono essere forniti da casa. Molte aziende distribuiscono dati, digitando copie, lavori informatici e attività di segreteria a persone che hanno le competenze pertinenti. Può essere un modo eccellente per le persone di guadagnare entrate extra. Questo è un lavoro molto popolare per stare a casa da genitori o lavoratori part-time in quanto offre flessibilità, denaro extra e un modo per mantenere aggiornate le proprie competenze prima di tornare al posto di lavoro, se lo desiderano.
Le persone che non pensano di avere alcuna competenza nei servizi di segreteria devono solo pensare a quante volte in passato hanno digitato lettere sul proprio computer di casa o elaborato le proprie finanze domestiche su fogli di calcolo. Questi tipi di abilità possono essere più richiesti di quanto la maggior parte della gente pensi.