Per far funzionare l’elaborazione degli assegni, in genere vengono eseguite diverse transazioni separate. Il primo passo nel processo arriva quando un assegno è stato autorizzato dalla persona o entità indicata sul conto corrente. La banca che gestisce il conto corrente in genere conferma il numero di routing bancario dell’assegno, il numero del conto corrente e l’importo dell’assegno fornito dalla persona o entità. Dopo la verifica dell’assegno, una società di elaborazione dei pagamenti inoltra i fondi al conto aziendale del commerciante. Mentre alcuni commercianti hanno i propri sistemi di elaborazione degli assegni, alcuni decidono di utilizzare un sistema di terze parti per facilitare la transazione dall’inizio alla fine.
In genere, una persona o un’entità effettua un pagamento in uno dei tre modi seguenti tramite assegno. Quando una transazione viene eseguita di persona, il cliente utilizza un assegno cartaceo che la commessa elabora sul posto. In alcune situazioni, i clienti scelgono di inviare pagamenti tramite assegno tramite posta, con il processo di transazione che funziona come se il pagamento fosse ricevuto di persona. Un altro modo per pagare una transazione tramite assegno è tramite una transazione online in cui l’importo dell’acquisto viene prelevato dal conto in base ai numeri di conto corrente e di routing.
Il processo è praticamente lo stesso sia che il pagamento con un assegno avvenga di persona, per posta o online. Il numero di routing della banca, il numero del conto corrente e l’importo dell’acquisto passano attraverso un sistema elettronico. La transazione di pagamento di solito viene registrata sull’estratto conto bancario del cliente con il numero dell’assegno o un codice identificativo che indica che è stato elaborato un pagamento con assegno elettronico.
Il tempo necessario per l’elaborazione dell’assegno può variare a seconda di variabili come il commerciante, l’istituto bancario e la complessità della transazione di elaborazione. La transazione di elaborazione dell’assegno viene in genere completata sul conto di un cliente entro uno o tre giorni. Tuttavia, questo processo potrebbe richiedere più tempo tra il commerciante e il sistema di terze parti.
La procedura per l’elaborazione degli assegni di solito dipende dalla sofisticatezza del sistema di elaborazione degli assegni. A volte, l’importo del pagamento viene elaborato istantaneamente. In altri casi, la società di elaborazione può sospendere i fondi fino al completamento dell’operazione di pagamento. Per altri sistemi che non elaborano la transazione istantaneamente né bloccano i fondi, il completamento del processo potrebbe richiedere fino a tre giorni.
La banca può autorizzare o negare il pagamento. Questo potrebbe dipendere dagli accordi finanziari tra banca e cliente. Laddove il cliente e la banca non dispongano di un accordo preliminare per la copertura dei pagamenti, i fondi insufficienti possono comportare un addebito nei confronti del commerciante. Di solito, la società di elaborazione dei pagamenti addebita al commerciante una commissione per l’articolo restituito.
Alcuni clienti potrebbero avere una protezione per scoperto, che autorizza la banca ad approvare un pagamento anche se il conto non ha fondi sufficienti. In genere, trasferimento di fondi da un conto separato per coprire l’importo, insieme a spese di elaborazione aggiuntive. Il metodo di elaborazione degli assegni in genere non cambierà dal punto di vista del sistema di terze parti.
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