Un documento di avvio del progetto (PID), o brief di progetto, viene utilizzato nella gestione del progetto per evidenziare il piano di approccio del progetto. Le sezioni specifiche di un PID variano a seconda delle organizzazioni e della metodologia del progetto. In genere, ciascuno di essi copre alcune informazioni chiave che descrivono il progetto, tra cui definizione, caso, risultati finali, vincoli, rischio, membri, piano di comunicazione, tolleranza del progetto e firme.
La definizione del progetto è una sezione chiave della documentazione. Descriverà gli obiettivi, gli obiettivi e i risultati desiderati del progetto, come ciascuno verrà misurato e lo scopo del lavoro da completare. Il documento di avvio del progetto dovrebbe indicare chiaramente le caratteristiche da includere ed escludere.
Un caso aziendale è essenziale per il progetto. Questa sezione deve chiarire il valore che il progetto dovrebbe consegnare all’organizzazione in cambio del costo. Se un progetto non può fornire benefici sufficienti per giustificare le sue spese e il suo sforzo, probabilmente non sarà finanziato.
I risultati del progetto devono essere documentati. I risultati finali possono includere il codice del programma o altri prodotti e servizi risultanti dal progetto. Possono anche includere altri documenti, come requisiti aziendali, piani di test e manuali di formazione.
Il PID dovrebbe elencare tutti i vincoli che devono affrontare il progetto. I vincoli sono fattori esterni che possono influenzare il progetto ma sono al di fuori del controllo del project manager. Anche i presupposti, come uno sviluppatore di software di terze parti che consegna codice, devono essere documentati.
Tutti i progetti presentano rischi. Il project manager deve identificare i rischi documentandoli utilizzando un registro o un registro dei rischi. I rischi dovrebbero essere monitorati e prevenuti o mitigati quando possibile. Il project manager dovrebbe sviluppare piani per gestire quelli che non possono essere prevenuti.
Un elenco di personale e una sequenza temporale sono anche componenti chiave di un documento di avvio del progetto. I ruoli e le responsabilità devono essere elencati con ciascun membro del progetto. La sezione di pianificazione del progetto fornisce una panoramica della sequenza temporale per la consegna di lavori critici.
Un’organizzazione può includere un piano di comunicazione in un PID. Questo piano potrebbe includere vari incontri da tenere con i membri del team. Potrebbe anche documentare le comunicazioni attese al management esecutivo e agli utenti finali che potrebbero essere interessati dal progetto.
Molte organizzazioni stabiliscono tolleranze di progetto. Le tolleranze si riferiscono alla quantità effettiva di lavoro e spese sostenute dal progetto rispetto al piano. Un progetto che non opera entro la varianza consentita per il periodo e il budget previsti può essere soggetto a una panoramica della gestione aggiuntiva. Queste informazioni potrebbero anche essere incluse nel documento di avvio del progetto.
La maggior parte dei PID ha un’area per le firme. Dirigenti e dirigenti devono in genere firmare il documento. La loro firma indica che supporteranno il progetto finanziando o dedicando i dipendenti a lavorarci.