La maggior parte delle aziende deve gestire i dati su clienti, prodotti e vendite. Questi dati vengono mantenuti all’interno di database o fogli di calcolo. La governance dei dati è il processo formale di gestione delle risorse di dati per un’azienda. Questo sistema di governance è responsabile della gestione dell’accesso e delle modifiche ai dati aziendali.
Un consiglio di governance dei dati è in genere responsabile della gestione dell’accesso ai dati di un’azienda. Questo processo di sicurezza garantisce che i dati siano disponibili solo per le persone che ne hanno bisogno. Con questo processo, è meno probabile che i dati vengano persi inavvertitamente o utilizzati in modo improprio. Questo aiuta un’azienda a mantenere private le informazioni proprietarie, che è fondamentale per il vantaggio competitivo.
Molte grandi aziende hanno difficoltà a creare un sistema di governance dei dati. Questo perché ogni unità aziendale all’interno dell’azienda ha esigenze e requisiti specifici. Il metodo migliore per istituire un consiglio di amministrazione formale consiste nell’assegnare esperti in materia (PMI) da ciascuna unità aziendale al consiglio. Ogni PMI ha la responsabilità di garantire che la sua unità aziendale sia rappresentata.
I membri del consiglio di governance dei dati sono responsabili di determinare come verranno implementati i nuovi processi aziendali. Questi processi in genere includono la creazione di nuovi elementi di dati, database e controlli di accesso. Quando un’azienda ha bisogno di un nuovo processo aziendale, proporrà queste modifiche al gruppo di governance. Questo gruppo esaminerà la proposta e determinerà il metodo migliore per implementare le modifiche senza influire sui sistemi esistenti.
Le politiche di conservazione dei dati sono un altro aspetto della governance dei dati. Questa è la politica aziendale formale sulla conservazione e l’eliminazione dei dati. La maggior parte dei comitati di governance dei dati include rappresentanti delle PMI dei dipartimenti privacy e legali per assistere con queste decisioni politiche formali. Queste persone aiuteranno a determinare per quanto tempo un’azienda deve conservare i record.
La maggior parte dei consigli di amministrazione crea le procedure per la raccolta dei dati. Questo in genere aiuta un’azienda a migliorare la qualità complessiva dei dati. Assicurando il rispetto degli standard in tutta l’organizzazione, è più probabile che le aziende dispongano di set di dati di qualità che forniscono informazioni preziose ai clienti e alle opportunità di business.
È importante includere tutti gli aspetti dei dati all’interno delle pratiche di governance dei dati. Ciò dovrebbe includere elementi di dati sia strutturati che non strutturati. La maggior parte delle aziende trascorrerà una notevole quantità di tempo nelle prime fasi della costruzione di tassonomie di meta-dati di governance. Si tratta di un processo dettagliato che definisce elementi di dati specifici da parte delle business unit di un’azienda. Queste informazioni possono essere utilizzate in seguito per determinare le future esigenze di dati.