L’inventario fisico può riferirsi con precisione a due idee separate ma correlate, e il significato è principalmente legato al fatto che il termine sia usato per riferirsi a una cosa o ad un processo di fare qualcosa. L’inventario fisico può spesso fare riferimento all’inventario disponibile dei prodotti trovati in un negozio, in genere un negozio al dettaglio, e può anche essere indicato come inventario reale o “a portata di mano”. Questo inventario può anche fare riferimento al processo con cui viene conteggiato l’inventario in un negozio per stabilire il valore quantitativo dell’inventario stesso.
La differenza tra i due usi della parola è fondamentalmente se il termine è usato come un sostantivo o un verbo. Se usato come nome, il termine viene spesso usato al dettaglio per stabilire la quantità di prodotto disponibile per la vendita ai clienti. Poiché molti clienti lasceranno un negozio a mani vuote se non riescono a trovare il prodotto che stanno cercando, è importante garantire un inventario sufficiente in un negozio. L’inventario è anche comunemente legato allo stoccaggio e al rifornimento degli scaffali per garantire che i prodotti nel negozio siano facilmente disponibili per i clienti.
Questo è spesso in contrasto con l’inventario del computer, che è ciò che i registri delle spedizioni ricevute e le vendite di articoli nel negozio indicano che dovrebbero essere trovati nel negozio. Errori nella spedizione, furto, processi impropri nel registro e altri fattori possono creare una differenza tra l’inventario fisico o effettivo e l’inventario del computer. Per molte aziende, la discrepanza tra questi due numeri viene indicata come riduzione, per gli articoli con meno inventario fisico rispetto all’inventario del computer, o rigonfiamento, quando l’inventario effettivo è maggiore dell’inventario del computer. Entrambi sono generalmente considerati negativi, poiché sono spesso indicativi di perdita della società o scarse prestazioni da parte dei soci ad un certo livello.
Quando viene utilizzato per descrivere un processo, l’inventario fisico viene in genere eseguito una volta all’anno o su una base altrettanto regolare. A seconda delle dimensioni del negozio, i conteggi dell’inventario possono richiedere solo poche ore o diversi giorni e possono essere eseguiti da dipendenti del negozio o da appaltatori esterni assunti per eseguire l’inventario. Per i negozi più grandi o per i reparti di negozi che sono particolarmente apprezzati dai clienti o che hanno maggiori probabilità di essere presi di mira dai taccheggiatori, i conteggi giornalieri o settimanali possono anche essere eseguiti come parte dell’inventario fisico in corso.