Le aziende usano il termine “inventario dei libri” per descrivere la quantit? di scorte che dovrebbero essere disponibili, secondo i registri contabili della societ?. Le discrepanze tra l’inventario dei libri e l’inventario effettivo devono essere contabilizzate e affrontate. La gestione delle scorte ? un grosso problema per molte grandi aziende e negozi, poich? pu? essere difficile rintracciare e controllare grandi scorte. Per i negozi al dettaglio, la gestione degli inventari pu? essere estremamente impegnativa, grazie a clienti miti.
Le quantit? nell’inventario dei libri sono ottenute con l’assistenza dei registri contabili, che mostrano quando le scorte sono state acquistate e vendute. In un negozio al dettaglio, questi registri contabili includono le spedizioni in entrata di forniture e le vendite giornaliere attraverso il registro. Nei magazzini e nei grossisti, l’inventario dei libri a volte pu? essere pi? facile da controllare poich? l’area dello stock ? chiusa al pubblico e lo stock tende ad uscire in grandi lotti piuttosto che in piccoli acquisti individuali.
Una variet? di programmi software ? progettata per aiutare le aziende a tenere traccia dell’inventario dei loro libri. Per i rivenditori, questi programmi di solito si interfacciano con i sistemi point of sale per i registri, i programmi di check-in dell’inventario per le sale di spedizione e altri programmi di gestione aziendale. Ogni articolo che entra in un’azienda viene registrato nel programma per computer e quando un articolo lascia l’azienda, viene ricontrollato. Un programma software centralizzato consente ai negozi di controllare istantaneamente i materiali di consumo disponibili.
Conoscere la quantit? precisa di scorte disponibili ? importante per una serie di motivi. L’inventario dei libri viene utilizzato per calcolare il valore di un’azienda, ad esempio. Viene anche usato per determinare quando le cose devono essere riordinate e in quale quantit?. I dipendenti fanno affidamento sull’inventario dei libri per comunicare loro se qualcosa ? disponibile o meno, in modo da poterlo fornire ai clienti o ordinarlo in modo che diventi disponibile. Ai contabili di solito piace avere anche rapporti di inventario accurati, poich? usano i numeri di inventario e di vendita nei loro rapporti finanziari.
Molte aziende dispongono di sistemi per la riconciliazione dell’inventario dei libri e dell’inventario reale. Ad esempio, alcuni negozi al dettaglio trascorrono alcuni giorni all’anno contando manualmente nell’inventario. Sistemi pi? sofisticati come i tag RFID possono anche essere utilizzati per tenere traccia del movimento di inventario, in particolare nei grandi magazzini e centri di spedizione. I dipendenti sono inoltre incoraggiati a segnalare discrepanze se le notano.