L’amministrazione dell’ufficio è il processo di supervisione delle operazioni quotidiane di un ufficio. Il compito di amministrazione è di solito la responsabilità di un amministratore o manager dell’ufficio. A seconda della struttura operativa generale dell’organizzazione e della complessità delle attività associate all’operazione in generale, le responsabilità del manager o dell’amministratore possono concentrarsi su alcune attività principali o comportare la gestione di una vasta gamma di funzioni.
Una delle attività principali associate all’amministrazione dell’ufficio è la gestione dei dipendenti associati all’ufficio. In genere, gli amministratori dell’ufficio sono responsabili della supervisione del personale dell’ufficio, assicurandosi che ciascun dipendente disponga delle risorse necessarie per svolgere con competenza i propri compiti assegnati. Gli amministratori fungono anche da strumenti per la risoluzione dei problemi, fornendo supporto e assistenza ai dipendenti in caso di situazioni insolite durante il completamento di un’attività assegnata. Non è insolito che gli amministratori abbiano la responsabilità di condurre valutazioni periodiche dei dipendenti, di raccomandare aumenti salariali o di fornire ai dipendenti una formazione correttiva o incrociata come mezzo per aiutare tali dipendenti a migliorare le loro relazioni con il datore di lavoro.
Oltre a gestire e supportare i dipendenti, l’amministrazione dell’ufficio implica anche che l’ufficio abbia sempre le risorse necessarie per rimanere produttivo. Ciò comporta il coordinamento delle riparazioni su qualsiasi attrezzatura per ufficio che non funziona correttamente o la preparazione e l’invio di richieste di nuove attrezzature quando necessario. Gli amministratori di ufficio hanno spesso il compito di gestire l’uso di forniture per ufficio come carta, strumenti di scrittura, nastri per stampanti e altri oggetti che sono costantemente utilizzati in ufficio. L’amministratore dell’ufficio si impegna a mantenere l’ufficio operativo entro il budget assegnato in ogni momento e spesso ha qualche input nella pianificazione del budget per i prossimi periodi contabili.
A seconda della portata dell’amministrazione dell’ufficio coinvolta, un datore di lavoro può richiedere che un amministratore possieda almeno una laurea di due anni presso un istituto di istruzione accreditato, con tale laurea in un settore correlato alla funzione generale dell’azienda. Con ambienti d’ufficio più complessi, potrebbe essere richiesto a un amministratore di avere una laurea di quattro anni in un corso di studi adeguato. Molte aziende preferiscono promuovere dall’interno, il che significa che qualcuno che inizia un impiego in una posizione entry-level può eventualmente ricevere la formazione necessaria per entrare a far parte dell’amministrazione dell’ufficio. In questo caso, il datore di lavoro assiste normalmente il dipendente con l’opportunità di proseguire la propria formazione, sia fornendo assistenza per ottenere una laurea, sia con un qualche tipo di programma di mentoring sul posto di lavoro.