Quando si tratta di gestire le informazioni sull’assistenza sanitaria, i medici e i tecnici di laboratorio utilizzano una varietà di metodi per registrare l’assistenza al paziente e le note di laboratorio per un successivo riferimento nei file medici. Uno di questi metodi è l’uso di un C-phone, che è un dispositivo di registrazione digitale a cui si accede a distanza tramite telefono per registrare le parole pronunciate. Questo è un modo efficiente con cui medici e altri operatori sanitari possono registrare le informazioni in modo sicuro in modo che possano essere accessibili ai trascrittori e trasferite su copie cartacee tramite apparecchiature di dettatura e trascrizione.
Il C-phone prende il nome dal modo in cui le note registrate vengono trasmesse dal telefono a un dispositivo di registrazione digitale. Un accoppiatore, che è un cavo speciale che collega un sistema telefonico con un sistema di registrazione digitale, è da dove proviene la “C” in C-phone. L’accoppiatore consente inoltre al medico o al tecnico di laboratorio di registrare appunti tramite un sistema di dettatura centralizzato in un ambiente ospedaliero o di laboratorio o su una rete telefonica protetta in outsourcing gestita da un servizio di trascrizione.
Il funzionamento di un C-phone è in realtà abbastanza semplice. Un medico o un professionista di laboratorio compone un numero speciale che lo collega al servizio di dettatura. Una volta che la linea telefonica accetta la chiamata, generalmente tramite un apposito codice digitato sulla tastiera del telefono, l’accoppiatore collega la linea telefonica al dettatore digitale e si possono inserire le note mediche parlate. Durante la chiamata, il chiamante ha la possibilità di eseguire il backup, rivedere ed eliminare sezioni delle note memorizzate digitalmente. Al termine della chiamata, il chiamante preme semplicemente un codice per terminare la sessione di registrazione o riaggancia per disconnettersi.
Attualmente i C-phone sono gestiti tramite un sistema computerizzato in grado di gestire più linee telefoniche in ingresso simultaneo. Mentre ai chiamanti può essere assegnato un numero speciale da chiamare o un codice univoco per il loro account, altri consentono fino a dieci linee di entrare in un computer che memorizza le note dei casi dei pazienti in singoli file digitali. Questi file sono archiviati in modo sicuro su un singolo server a cui può accedere solo il personale autorizzato, come altro personale medico o trascrittori.
Con l’aumento della tecnologia della telefonia mobile, la gestione remota dei record tramite i telefoni C sta diventando il metodo preferito per la registrazione dei record da molti professionisti in un’ampia gamma di settori. Ai medici piace usare questo sistema per la sua praticità e il modo efficiente di registrare la cura del paziente. Inoltre, altri professionisti come avvocati, agenti delle forze dell’ordine e amministratori aziendali generali possono utilizzare una qualche forma di tecnologia C-phone durante la registrazione di riunioni, udienze e note di casi per l’elaborazione successiva da parte di trascrittori esperti.