Auch als QTC oder Q2C bekannt, ist „Quote to Cash“ ein Begriff, der verwendet wird, um den Prozess der Gestaltung eines Geschäftsprozesses von Anfang bis zur endgültigen Lösung zu beschreiben. Der Prozess beginnt normalerweise mit der Abgabe eines Angebots für Waren oder Dienstleistungen an einen potenziellen Kunden und endet, wenn die Zahlung für diese Produkte eingegangen ist und in den Buchhaltungsunterlagen des Unternehmens erfasst wird. Obwohl es mehrere verschiedene Strategien gibt, um jeden der Schritte dieses End-to-End-Geschäftsprozesses zu identifizieren, werden die meisten Aspekte des Ansatzes als gemeinsame Elemente in jeder Supply-Chain-Management- und Kundenmanagement-Strategie angesehen.
Der Quote-to-Cash-Prozess beginnt mit der Erstellung eines Angebots für Waren oder Dienstleistungen, das dem Kunden gegen Entgelt zugestellt wird. In der Regel geht es darum, sicherzustellen, dass das Angebot so genau wie möglich ist, obwohl normalerweise bekannt ist, dass das Angebot kein endgültiges Angebot des Lieferanten oder Verkäufers darstellt und dass sich der endgültige Verkaufspreis ändern kann, wenn irgendeine Art von Milderung Umstände ans Licht kommen sollten. Das Angebot dient als Grundlage für einen kontinuierlichen Dialog zwischen dem Anbieter und dem potenziellen Kunden.
In vielen Fällen wird das Angebot in einen Kundenauftrag umgewandelt und die Preisfindung aus dem Angebot direkt in den Auftrag übernommen. Dieses Segment des Angebots-to-Cash-Prozesses hebt die Beziehung auf eine neue Ebene, da der Kunde die Preisgestaltung akzeptiert und eine Bestellung beim Lieferanten aufgibt. Der Prozess der Auftragsverwaltung umfasst die Überprüfung der Bestellung mit dem Kunden auf ihre Richtigkeit und die anschließende Übermittlung der Bestellung zur Erfüllung über die üblichen Kanäle, die im Betrieb des Anbieters bereitgestellt werden.
Nachdem der Verkaufsauftrag eingegangen ist, geht der Angebots-to-Cash-Prozess in die Auftragserfüllungsphase über. Hier bereitet der Verkäufer die Bestellung gemäß den Bedingungen der Vereinbarung zwischen dem Kunden und dem Verkäufer vor. Sobald die Bestellung vorbereitet ist, wird sie an den Kunden geliefert. In dieser Phase ist der Kunde für die Überprüfung der gelieferten Bestellung verantwortlich. Wenn es irgendwelche Probleme gibt, müssen diese dem Verkäufer schnell gemeldet werden, damit Schritte zur Behebung des Problems eingeleitet und der Kunde zufrieden gestellt werden kann.
Unter der Annahme, dass es keine Probleme mit der Art der Lieferung und den gelieferten Artikeln gibt, geht das Angebot an Bargeld zum nächsten Schritt der Rechnungsstellung der Bestellung. Eine Rechnung liefert dem Kunden die für die fristgerechte Zahlung notwendigen Unterlagen. In den meisten Fällen wird der Zahlungsübertragung eine Kopie der Rechnung beigefügt oder die Rechnungsnummer wird zusammen mit der überwiesenen Zahlung referenziert. Dies ermöglicht es dem Verkäufer, die Zahlung ordnungsgemäß entgegenzunehmen und zu verbuchen, den Betrag auf die offene Rechnung zu verrechnen und die Zahlung vom Gesamtbetrag auf dem Konto des Kunden abzuziehen. Sobald diese Zahlung erfolgt ist, gilt der Prozess des Angebots zur Barzahlung als abgeschlossen.