Unternehmen verwenden den Begriff „Buchbestand“, um den Bestand zu beschreiben, der gemäß den Buchführungsunterlagen des Unternehmens vorhanden sein sollte. Abweichungen zwischen Buchbestand und tatsächlichem Bestand müssen berücksichtigt und behoben werden. Die Bestandsverwaltung ist für viele große Unternehmen und Geschäfte ein großes Thema, da es schwierig sein kann, große Bestände zu verfolgen und zu kontrollieren. Für Einzelhandelsgeschäfte kann die Verwaltung der Bestände dank leichtfüßiger Kunden äußerst schwierig sein.
Mengen im Buchbestand werden mit Hilfe von Buchhaltungsunterlagen ermittelt, aus denen hervorgeht, wann Bestände gekauft und verkauft wurden. In einem Einzelhandelsgeschäft umfassen diese Buchhaltungsaufzeichnungen eingehende Lieferungen von Lieferungen und tägliche Verkäufe über das Register. In Lagerhäusern und Großhändlern kann der Buchbestand manchmal einfacher zu kontrollieren sein, da der Lagerbereich für die Öffentlichkeit geschlossen ist und der Bestand eher in großen Mengen als in kleinen Einzelkäufen ausgeht.
Eine Vielzahl von Softwareprogrammen soll Unternehmen dabei helfen, ihren Buchbestand zu verfolgen. Bei Einzelhändlern sind diese Programme normalerweise mit Kassensystemen für Kassen, Inventar-Check-in-Programmen für Versandräume und anderen betriebswirtschaftlichen Programmen verbunden. Jeder Artikel, der in ein Geschäft eingeht, wird in das Computerprogramm eingecheckt, und wenn ein Artikel das Unternehmen verlässt, wird er wieder ausgecheckt. Ein zentralisiertes Softwareprogramm ermöglicht es den Geschäften, ihre Vorräte sofort zu überprüfen.
Die genaue Kenntnis der Lagerbestände ist aus mehreren Gründen wichtig. Buchbestände werden beispielsweise verwendet, um den Wert eines Unternehmens zu berechnen. Es wird auch verwendet, um zu bestimmen, wann und in welcher Menge Dinge nachbestellt werden sollten. Mitarbeiter verlassen sich auf den Buchbestand, um ihnen mitzuteilen, ob etwas auf Lager ist oder nicht, damit sie es den Kunden zur Verfügung stellen oder bestellen können, damit es verfügbar wird. Buchhalter möchten in der Regel auch genaue Bestandsberichte haben, da sie Bestands- und Verkaufszahlen in ihren Finanzberichten verwenden.
Viele Unternehmen verfügen über Systeme zum Abgleich von Buchbeständen und Istbeständen. Einige Einzelhandelsgeschäfte verbringen beispielsweise einige Tage im Jahr damit, den Bestand manuell zu zählen. Ausgefeiltere Systeme wie RFID-Tags können auch verwendet werden, um die Bewegung von Lagerbeständen zu verfolgen, insbesondere in großen Lagerhäusern und Versandzentren. Mitarbeiter werden auch ermutigt, Unstimmigkeiten zu melden, wenn sie diese bemerken.
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