Die Grundbestandteile der Bilanzierung gemeinnütziger Organisationen sind Einnahmen in Form von Spenden und Aufwendungen, die sich auf gemeinnützige Programme und Dienstleistungen beziehen. Im Gegensatz zu einem regulären Unternehmen produziert oder verkauft eine gemeinnützige Organisation weder ein Produkt noch führt sie ein Inventar oder berechnet die Kosten der verkauften Waren. Stattdessen befasst sich das Abrechnungssystem einer gemeinnützigen Organisation mit Einnahmequellen, Beschränkungen der Mittelverwendung und der kategorischen Aufteilung der Ausgaben auf direkte und indirekte Programmkosten.
Eine Non-Profit-Organisation ist ein Unternehmen ohne Gewinnerzielungsabsicht. Sein operativer Zweck liegt in der Erbringung eines öffentlichen Dienstes. Obwohl eine Non-Profit-Organisation rechtlich eine Kapitalgesellschaft ist und in einer Finanzlandschaft tätig ist, die alle gleichen Merkmale aufweist wie eine gewöhnliche gewinnorientierte Kapitalgesellschaft, sind die buchhalterischen Inputs unterschiedlich. Anstelle von Produkten gibt es Programme. Spenden ersetzen Bücherverkäufe in der Einkommenskategorie. Vermögenswerte und Verbindlichkeiten können in beiden Fällen gleich aussehen, aber gemeinnützige Organisationen haben oft Beschränkungen für Vermögenswerte und spezielle Bedingungen für Verbindlichkeiten, die dazu führen, dass sie im Abschluss unterschiedlich behandelt oder bewertet werden.
Der grundlegende Unterschied bei der Bilanzierung gemeinnütziger Organisationen liegt in den Einkommensquellen. Eine gewöhnliche gemeinnützige Organisation hat Einnahmen aus Einzelspenden, Zuschüssen von Stiftungen und Unternehmen sowie Zuschüssen und Verträgen von Regierungsbehörden. Sie kann Programmgebühren einziehen und Kredite aufnehmen. Das wichtigste buchhalterische Anliegen sind die Beschränkungen dieser Einkommensquellen, die ordnungsgemäß in den Büchern geführt werden müssen.
Gemeinnützige Einkünfte sind entweder beschränkt oder unbeschränkt. Ein beschränktes Einkommen bedeutet, dass es nur zur Deckung bestimmter Ausgaben oder für bestimmte Zwecke verwendet werden kann. Zum Beispiel wird ein Stipendium einer Stiftung in der Regel mit einem Vertrag verbunden, der die Verwendung der Mittel auf die direkten Ausgaben für ein im laufenden Jahr laufendes Programm beschränkt. Das bedeutet, dass die Mittel nicht auf ein anderes Programm übertragen, zur Begleichung von Gemeinkosten verwendet oder zur Deckung von Budgetunterschreitungen aus einem Vorjahr verwendet werden können. Die Bilanzierung von Non-Profit-Organisationen muss all diese Restriktionen berücksichtigen und die Einnahmen den rechtlich deckungsfähigen Ausgaben sachgerecht zuordnen.
Darüber hinaus werden gemeinnützige Ausgaben häufig durch die Beschränkungen der Einnahmequellen begrenzt. Beispielsweise kann ein öffentlicher Zuschuss für ein Programm vorsehen, dass nicht mehr als zwei Prozent des Gesamtbetrags für programmbezogene Reisekosten verwendet werden dürfen. Zuwendungen der öffentlichen Hand sind manchmal daran gehindert, bestimmte Arten von Ausgaben insgesamt zu decken, wenn die fragliche Gerichtsbarkeit die Verwendung öffentlicher Gelder auf bestimmte Weise verbietet, beispielsweise für bestimmte Arten von medizinischen Behandlungen. Die problematischste Ausgabenbeschränkung bei der Bilanzierung gemeinnütziger Organisationen betrifft die Höhe der Programmgelder, die administrativen oder indirekten Ausgaben zugeordnet werden können. Viele Zuschüsse legen einen maximalen Prozentsatz fest, der auf diese Art von Ausgaben gelenkt werden kann, der im Rahmen des Rechnungswesens überwacht werden muss.