Die Aufbewahrungspflichten für Gehaltsabrechnungen sind von Land zu Land sehr unterschiedlich, daher sollten sich Geschäftsinhaber mit den Gesetzen in ihrer Region vertraut machen. Einige der Dokumente, die möglicherweise aufbewahrt werden müssen, betreffen Lohnsteuern, Leistungen an Arbeitnehmer und Aufzeichnungen über die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden. Sie sollten auch erwägen, sowohl digitale als auch Papierkopien der Gehaltsabrechnungen aufzubewahren. Papierdokumente sollten nach Möglichkeit in einem feuerfesten Schrank aufbewahrt werden, um Beschädigungen zu vermeiden.
Es ist eine gute Idee herauszufinden, wie lange Gehaltsabrechnungen aufbewahrt werden müssen. Dies kann von Land zu Land unterschiedlich sein und wird normalerweise von lokalen Finanzbehörden geregelt. In der Regel müssen die meisten Aufzeichnungen zwischen vier und zehn Jahren nach erfolgten Transaktionen aufbewahrt werden.
Geschäftsinhaber sollten auch festlegen, welche spezifischen Gehaltsabrechnungen aufbewahrt werden müssen. Einige wichtige können Dokumente enthalten, die belegen, dass bestimmte Steuern vom Lohn des Arbeitnehmers einbehalten wurden. Eine Person muss möglicherweise auch Aufzeichnungen aufbewahren, aus denen hervorgeht, wie viel sie bezahlt und wie viele Stunden gearbeitet wurde. Diese Praxis zur Aufbewahrung von Gehaltsabrechnungen kann dazu beitragen, nachzuweisen, dass den Mitarbeitern mindestens der lokale Mindestlohn gezahlt wurde, falls vorhanden. Es kann auch dazu beitragen, die Einhaltung von Gesetzen zur Kinderarbeit zu gewährleisten, falls zutreffend.
Andere Möglichkeiten zur Aufbewahrung von Gehaltsabrechnungen können Überstundenlöhne, Leistungen an Arbeitnehmer, Urlaubsgeld oder Krankengeld sein. Wenn das Unternehmen Beiträge in eine Altersvorsorge einbringt oder einen Teil der Versicherungsprämien seiner Mitarbeiter zahlt, sollte auch dies dokumentiert werden. Wenn Mitarbeiter auf Provisionsbasis bezahlt werden, muss ein Vorgesetzter möglicherweise auch die Verkaufsberichte des Unternehmens aufbewahren.
Es sollten sowohl digitale als auch Papierkopien der Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Dies ist so, dass für den Fall, dass ein Datensatz zerstört wird, eine Sicherungsdatei vorhanden ist. Digitale Aufzeichnungen sollten auf Wechseldatenträgern wie einer Sicherungsfestplatte, -diskette oder einem Flash-Laufwerk aufbewahrt werden, zusätzlich zu der Speicherung auf einer Computerfestplatte. Papierkopien sollten in einem feuerfesten Schrank in einem nicht überflutungsgefährdeten Bereich aufbewahrt werden, da dies die Sicherheit dieser Dokumente gewährleisten kann.
Die Aufbewahrung von Gehaltsabrechnungen kann ein wichtiger Bestandteil des regulären Betriebs eines jeden Unternehmens sein. Dies ist normalerweise einfach, wenn die Arbeit regelmäßig durchgeführt wird. Die geordnete und zeitgerechte Aufbewahrung von Dokumenten kann einem Manager im Falle einer Betriebsprüfung oder eines Betriebsverkaufs viel Kummer ersparen.
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