Ein Nebenbuch wird in der Buchhaltung verwendet, um Details zu einem Hauptbuchkonto zu verfolgen. Im Allgemeinen handelt es sich um ein Konto oder eine Gruppe zusammengehöriger Konten, die einzelnen Posten in einem Hauptbuch entsprechen. Das Nebenbuch ermöglicht es einem Unternehmen, Details wie die Zahlungen eines Kunden oder die Kaufhistorie zu notieren, ohne das Hauptbuch zu überladen. Ohne Nebenbücher müsste das Hauptbuch so viele Informationen enthalten, dass es nicht verwendet werden kann.
Ein Hauptbuchkonto ist der Hauptdatensatz für ein Unternehmen. Konten für Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Einnahmen können alle Hauptbuchkonten sein. Im praktischen Sinne ist ein Hauptbuch wie eine Zusammenfassung; es gibt Summen, aber keine Details darüber, woher dieses Geld kommt oder wie es in einzelne Komponenten aufgeschlüsselt werden kann. Jedes Hauptbuch, das ein Nebenbuchkonto zusammenfasst, wird als Sammelkonto oder Hauptkonto bezeichnet.
Das Kontrollkonto gibt das Gesamtbild wieder, ein Nebenkonto gibt die Details wieder. Die Nebenkonten sind nicht Bestandteil des Hauptbuchs. Stattdessen ermöglichen sie es Unternehmen, einzelne Komponenten des Kontrollkontos zu überwachen. Das Kontrollkonto kann beispielsweise ein Einkommen von 5,000 USD auflisten. Diese 5,000 US-Dollar könnten mehrere Schecks von mehreren verschiedenen Kunden enthalten haben. Das Nebenbuch hätte für jeden Kunden ein individuelles Konto, um zu verfolgen, wie viel jeder einzelne Kunde bezahlt hat und wofür er bezahlt hat.
Ein Unternehmen hat nur ein Hauptbuch für jeden Kontotyp, kann jedoch so viele Nebenbücher haben, wie es benötigt, um Details zu verfolgen. Einige Unternehmen haben möglicherweise Hunderte oder sogar Tausende von Tochterkonten, abhängig von ihrem Kundenstamm, der Anzahl der Gläubiger und anderen Details. Der Gesamtsaldo des Nebenbuchs entspricht dem Gesamtsaldo des Hauptbuchkontos oder dem Gesamtsaldo der damit verbundenen Gruppe von Nebenbüchern.
Neben der Organisation von Unternehmen können Nebenbücher auch dazu beitragen, den Informationsfluss zu steuern. Kundendienstmitarbeiter können auf ein bestimmtes Nebenbuch oder eine Gruppe von Hauptbüchern zugreifen, um die Kaufhistorie und Kaufmuster von Kunden anzuzeigen, ohne Zugriff auf alle Finanzinformationen des Unternehmens zu haben. Währenddessen können die Unternehmensbuchhalter ihre tägliche Arbeit im Hauptbuch erledigen, ohne sich durch die Details der Nebenbücher wühlen zu müssen.