Debitorenmanagement ist eine Strategie, die den Prozess der Gestaltung und Überwachung der Richtlinien umfasst, die regeln, wie ein Unternehmen seinem Kundenstamm Kredite gewährt. Die Idee hinter diesem Prozess besteht darin, den Betrag uneinbringlicher Forderungen zu minimieren, der dem Unternehmen letztendlich entstehen wird, wenn Kunden ihren Verpflichtungen zur Rückzahlung des Gesamtbetrags der Kreditkäufe nicht nachkommen. Typischerweise beginnt der Prozess des Debitorenmanagements damit, potenzielle Kunden hinsichtlich der Kreditwürdigkeit zu bewerten, ein Kreditlimit zu ermitteln, das ein Risikoniveau birgt, das das Unternehmen bereit ist, einzugehen, und dann zu überwachen, wie gut der Kunde den verfügbaren Kredit nutzt, einschließlich regelmäßige Zahlungen im Rahmen der mit dem Guthabenkonto verbundenen Bedingungen und Bestimmungen zu leisten.
Eine der Grundlagen des Debitorenmanagements besteht darin, genau zu beurteilen, welche Art von Kreditlinie einem bestimmten Kunden gewährt werden soll. Eine Reihe von Faktoren fließen in diese Entscheidung ein, darunter die Kreditwürdigkeit des Kunden, das aktuelle Verhältnis von Schulden zu durchschnittlichem Einkommen und das Vorhandensein negativer Elemente in den Kreditauskünften des Kunden. Unter Berücksichtigung dieser Informationen ist es möglich, eine Vorstellung davon zu bekommen, wie viel Kredit der Kunde vernünftigerweise verwalten kann und kein hohes Risiko für den Ausfall eines ausstehenden Saldos darstellt.
Auch nach Festsetzung des Kreditlimits erfordert das Debitorenmanagement eine sorgfältige Überwachung des verantwortungsvollen Umgangs des Kunden mit diesem Limit. Dazu gehört die Feststellung, ob in jedem Abrechnungszeitraum mindestens die erforderliche Mindestzahlung fristgerecht geleistet wird, wie oft der Kunde mehr als den Mindestbetrag zahlt und ob der Kunde von Zeit zu Zeit den gesamten Saldo gemäß den Geschäftsbedingungen von . abbezahlt den Kreditvertrag. Diese Aktivitätsüberwachung zusammen mit der regelmäßigen Überprüfung der Kreditauskünfte, um festzustellen, ob beim Kunden Ratingänderungen aufgetreten sind, die sich auf das Kreditlimit auswirken könnten, ermöglicht es dem Kreditgeber, den Kunden mit einer erhöhten Kreditlinie zu belohnen und das Limit auf dem aktuellen Stand zu halten oder die Begrenzung zum Schutz der Gläubigerinteressen herabsetzen.
Neben der steuerlichen Verantwortung des Gläubigers umfasst das Debitorenmanagement auch die Bewertung der Debitorenkonten im Lichte der allgemeinen Wirtschaftslage und die gegebenenfalls erforderliche Anpassung der Kreditlimits. Beispielsweise kann ein Unternehmen das Bedürfnis verspüren, die Kreditlimits für eine Reihe von Kunden zu reduzieren, wenn eine Rezession stattfindet. Dies ist nicht auf einen Kreditmissbrauch des Schuldners zurückzuführen, sondern auf die Verschiebungen des wirtschaftlichen Klimas, die das Risiko erhöhen, dass im Durchschnitt ein größerer Prozentsatz der Schuldner mit ihren offenen Salden ausfällt. Durch die Senkung der Kreditlimits, zumindest bis die Wirtschaftskrise überwunden ist und die Wirtschaft gestärkt wird, begrenzt diese Strategie des Debitorenmanagements die Gesamthöhe der Verluste, die der Gläubiger erleiden kann, weiter.