Eine Beschaffungsrichtlinie sind einfach die Regeln und Vorschriften, die festgelegt werden, um den Prozess des Erwerbs von Waren und Dienstleistungen zu regeln, die von einer Organisation benötigt werden, um effizient zu funktionieren. Der genaue Prozess wird versuchen, die mit dem Kauf dieser Waren und Dienstleistungen verbundenen Kosten zu minimieren, indem Strategien wie Volumeneinkauf, die Einrichtung einer festen Lieferantenliste und die Erstellung von Nachbestellprotokollen verwendet werden, die dazu beitragen, die Bestände niedrig zu halten, ohne die Funktion des Betrieb. Sowohl kleine und große Unternehmen als auch Non-Profit-Organisationen wenden routinemäßig eine Art Beschaffungspolitik an.
Es gibt nicht den einen richtigen Weg, eine Beschaffungspolitik festzulegen. Faktoren wie die Größe des Unternehmens, die Verfügbarkeit von Lieferanten für die Bereitstellung der erforderlichen Waren und Dienstleistungen sowie der Cashflow und die Kreditwürdigkeit des Unternehmens beeinflussen häufig den Beschaffungsansatz. Die Größe des Unternehmens wird wahrscheinlich auch einen Unterschied bei der Gestaltung der Beschaffungspolitik machen, da ein kleines Unternehmen möglicherweise nicht in der Lage ist, die Mengenrabatte zu erhalten, die ein großes Unternehmen relativ einfach verwalten kann.
Ebenso beeinflussen die Umstände und finanziellen Ziele des Unternehmens oder der Einrichtung die Auswahl der Beschaffungssysteme. Einige Systeme sind einfache manuelle Prozesse, die ältere Methoden verwenden, wie zum Beispiel ein Flip-Card-System zur Verfolgung von Einkäufen, die Ausgabe von Artikeln an verschiedene Abteilungen und eine laufende Bestandsliste, die zur Planung zukünftiger Einkäufe verwendet wird. Heutzutage ermöglichen elektronische Systeme die automatische Verfolgung all dieser Funktionen, einschließlich der automatischen Generierung von Anforderungen und Bestellungen, wenn der Bestand eines bestimmten Lagerartikels auf ein bestimmtes Niveau gesunken ist.
E-Procurement ist heute eine gängige Methode, um Bestellungen aufzugeben und zu verfolgen. Lieferanten bauen Netzwerkverbindungen mit Kunden auf, die es ermöglichen, mit allen vom Kunden verwendeten Beschaffungsprogrammen zu verzahnen und Bestellungen automatisch zu platzieren, wobei die Verbindung über das Internet hergestellt wird. Darüber hinaus ermöglichen solche Programme eine schnelle Verfolgung der Auftragserfüllung, der Liefertermine und sogar die Überprüfung aktuell bestehender Beschaffungsverträge.
Unabhängig davon, ob die Beschaffungspolitik die Einrichtung von Bauvergabeverfahren umfasst oder Käufe durch einen Hersteller oder eine Wohltätigkeitsorganisation regelt, wird eine solide Politik der Organisation zugute kommen, indem sie die Kosten im Rahmen hält und klar definiert, wie die Käufe getätigt werden. Da sich die Bedürfnisse des Unternehmens ändern, besteht eine gute Chance, dass die Beschaffungspolitik an diese neuen Umstände angepasst wird. Dies ist notwendig, um sicherzustellen, dass die Police weiterhin im besten Interesse des Unternehmens oder der gemeinnützigen Organisation funktioniert und den Akquisitionsprozess einfach und geordnet hält.