Die Verwaltung von Anlagevermögen ist ein Buchhaltungsprozess, der versucht, den Status des Unternehmensvermögens zu verfolgen, einschließlich des Standorts, des Zustands und anderer charakteristischer Merkmale jedes Vermögenswerts. Die Idee hinter diesem Prozess besteht darin, sicherzustellen, dass die Finanzunterlagen des Unternehmens ständig aktualisiert werden, um den aktuellen Status aller Anlagegüter in Bezug auf den aktuellen Wert widerzuspiegeln. Die verantwortungsvolle Verwaltung von Anlagevermögen umfasst mehrere Schritte, einschließlich des Einsatzes von Technologien, um ähnliche Vermögenswerte von anderen zu identifizieren, die Bewegungen dieser Vermögenswerte von einem Standort zum anderen zu verfolgen und die mit jedem Vermögenswert in aufeinanderfolgenden Steuerperioden verbundene Abschreibung zu berechnen.
Ein zentrales Element des Anlagevermögensmanagements ist immer zu wissen, wie viele Einheiten einer bestimmten Sachanlage das Unternehmen besitzt. Ein Fertigungsunternehmen würde beispielsweise die Anzahl der im Besitz und im Betrieb befindlichen Gabelstapler im Rahmen der normalen Geschäftsproduktivität nachverfolgen. Anstatt einfach eine Mitarbeiterzahl dieser Gabelstapler zu führen, würde jedem Asset eine Tracking- oder Seriennummer zugewiesen. Die Nummer würde verwendet, um die Anlage in den Buchhaltungsunterlagen zu identifizieren und auch zu verfolgen, welchem Bereich oder welcher Abteilung jeder Aufzug derzeit als Teil des Anlagenverfolgungsprozesses zugewiesen ist. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, einen laufenden Bestand zu führen und Vermögenswerte bei Bedarf schnell anderen Bereichen zuzuweisen, ohne den Überblick zu verlieren, was im gesamten Geschäftsbetrieb wo verwendet wird.
Die Verfolgung von Vermögensbewegungen ist der Schlüssel zum Erfolg jeder Anlageverwaltungsstrategie. Abhängig von der Art des Unternehmens kann dies ein sehr einfacher Prozess sein, bei dem Mitarbeiter ein Anmeldeprotokoll verwenden müssen, wenn Geräte und andere Betriebsmittel von einer Abteilung in eine andere verschoben werden. In anderen Umgebungen ermöglicht die Verwendung elektronischer Scanner die Meldung von Bewegungen an eine zentrale Tracking-Einrichtung, wobei eine Asset-Management-Software verwendet wird, um Daten von den Scannern zu empfangen und den Standort jedes gescannten Assets automatisch zu aktualisieren. Der Einsatz moderner Technik ist vor allem beim gelegentlichen Transfer von Sachwerten zwischen Einrichtungen hilfreich, denn die Scanner ermöglichen die Zeit- und Datumsstempelung jeder Bewegung und liefern so wichtige Daten für die Bestandsführung und die steuerliche Veranlagung jeder Einrichtung.
Beim Anlagenmanagement geht es nicht nur darum, den Überblick darüber zu behalten, welche Vermögenswerte sich befinden und wo sie sich befinden. Der Prozess beinhaltet auch die Bewertung der Abschreibung jedes Vermögenswerts während eines bestimmten Steuerzeitraums. Auch hier macht die Software heute den Prozess viel einfacher zu handhaben, da die Wertänderung mit dem Softwareprogramm erkannt und aufgezeichnet wird. Auf diese Weise ist es möglich, schnell die Höhe der auf den Vermögenswert fälligen Steuern für einen bestimmten Zeitraum zu bestimmen. Dadurch ist das Unternehmen in der Lage, stets den aktuellen Wert der Vermögenswerte zu kennen und historische Daten zu verwenden, um in vergangenen Steuerperioden eingereichte Abschreibungsansprüche zu dokumentieren.