Ein rechenschaftspflichtiger Plan ist ein Mechanismus zur Erstattung von Mitarbeitern, denen arbeitsbezogene Ausgaben entstehen. Bei ordnungsgemäßer Verwaltung wird der Plan steuerlich gesondert behandelt. Sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer bietet die Einrichtung von Erstattungen im Rahmen eines verantwortlichen Plans deutliche Vorteile. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass die im Rahmen des Plans geltend gemachten Ausgaben einer Prüfung unterliegen, da die Steuerbehörden bei Betriebsausgaben, die für Steuerabzüge verwendet werden, vorsichtig sind.
Wenn Arbeitnehmer Geld für arbeitsbezogene Lieferungen und Aktivitäten ausgeben und der Arbeitgeber sie entschädigt, wird das Geld gemäß einem rechenschaftspflichtigen Plan nicht als Teil des Einkommens des Arbeitnehmers betrachtet und der Arbeitnehmer zahlt keine Steuern darauf. Der Arbeitgeber behandelt die Ausgaben als Steuerabzug. Für beide Seiten kann diese Regelung sehr vorteilhaft sein. Ohne einen rechenschaftspflichtigen Plan müsste der Arbeitgeber die Erstattungen steuerlich als Lohn behandeln, und der Arbeitnehmer müsste sie versteuern.
Drei Merkmale müssen vorhanden sein, damit etwas ein rechenschaftspflichtiger Plan ist. Erstens müssen den Mitarbeitern die förderfähigen Ausgaben erstattet werden. Das Bezahlen eines Hotelzimmers während einer Konferenz wäre ein Beispiel für eine legitime Geschäftsausgabe. Der Kauf von Karten für ein Theaterstück während der Konferenz würde jedoch nicht unter den Rechenschaftsplan fallen, es sei denn, der Besuch des Theaterstücks war aus beruflichen Gründen erforderlich.
Es muss auch eine Methode für die Erfassung und Meldung von Ausgaben im Rahmen des Rechenschaftsplans geben. Dazu gehören das Einreichen von Quittungen und sorgfältig dokumentierten Spesenabrechnungen, das Protokollieren von Kilometern, das Erstellen von Kreditkartenabrechnungen, um nachzuweisen, mit welcher Kreditkarte eine Ausgabe bezahlt wurde, und so weiter. Werden Arbeitgebern schließlich zu viel zurückerstattet, beispielsweise wenn einem Arbeitnehmer für eine Reise vorzeitig Bargeld ausgezahlt wird, muss das zusätzliche Geld rechtzeitig zurückgezahlt werden. Die vom Arbeitnehmer aufbewahrten Unterlagen sollten zeigen, dass Gelder übrig geblieben sind.
Im Wesentlichen folgt der Auslagenplan den gleichen Regeln, die Menschen befolgen müssen, wenn sie Abzüge für Ausgaben vornehmen, die ihnen persönlich entstehen. Die Ausgaben müssen legitim und dokumentiert sein, mit einer klaren Spur von Informationen, die zeigen, wo, wann, wie und warum Geld ausgegeben wurde. Die Steuerbehörden können sich dafür entscheiden, diese Informationen zu prüfen, und sie können entscheiden, dass einige der geltend gemachten Ausgaben nicht legitim sind und nicht unter den Rechenschaftsplan hätten fallen sollen. Menschen können Papierkramprobleme vermeiden und das Risiko von Prüfungen verringern, indem sie einen Buchhalter konsultieren, um mehr über die zulässigen Ausgaben zu erfahren.