Ein Auftragssystem ist eine Kostenzuordnungsmethode, die in der Betriebsbuchhaltung verwendet wird. Das Auftragssystem funktioniert am besten für Unternehmen, die einzelne Waren oder unterschiedliche Kundenservices produzieren. Das System verfolgt die direkten Materialien, die direkten Arbeitskräfte und die Fertigungsgemeinkosten für jedes Projekt einzeln. Auch Dienstleistungsunternehmen nutzen dieses System stark. Beispielsweise stellen Buchhalter und Rechtsanwälte Kunden für bestimmte Aktivitäten im Zusammenhang mit einem Job in Rechnung. Das Führen von Aufzeichnungen kann ziemlich komplex sein, um alle Unterlagen im System genau zu verfolgen.
Direktmaterialien stellen alle Rohstoffe dar, die zur Herstellung eines Produkts erforderlich sind. Das Auftragsbestellsystem benötigt normalerweise eine Stückliste, um mit der Verfolgung des Auftrags zu beginnen. Management-Buchhalter erfassen die Informationen aus diesem Ticket in einem Hauptbuchbericht. Alle zusätzlichen Stücklisten für das Projekt werden ebenfalls in diesen Bericht aufgenommen. Die Informationen enthalten nur Daten zu den verwendeten und dem Projekt zugeordneten Materialien.
Direkte Arbeit umfasst alle Arbeitsstunden, die erforderlich sind, um Rohstoffe in Fertigwaren umzuwandeln. Das Auftragssystem verfolgt diese Informationen nach Auftrag mithilfe von Mitarbeiterzeitkarten. Buchhalter erfassen die Zeit, die jeder Mitarbeiter für den Job oder das Projekt gearbeitet hat. Die meisten Unternehmen können diese Informationen täglich mit einem elektronischen Zeiterfassungssystem verfolgen. Manuelle Systeme können eine wöchentliche oder monatliche Aufzeichnung und Berichterstattung von Daten erfordern, um den Zeitaufwand für diesen Prozess zu reduzieren.
Die Fertigungsgemeinkosten sind der letzte Kostenbestandteil im Auftragssystem. Gemeinkosten sind alle Posten, die indirekt mit der Produktion von Waren oder Dienstleistungen zusammenhängen. Die meisten Unternehmen berechnen Fertigungsgemeinkosten mit einem vorher festgelegten Gemeinkostensatz. Die Berechnung hierfür sind die geschätzten Gemeinkosten dividiert durch die geschätzte Produktionsleistung. Ein gemeinsamer Teiler sind die erwarteten direkten Arbeitsstunden für das Projekt; die resultierende Zahl wird dann unter Verwendung der direkten Arbeitsstunden auf das Projekt angewendet.
Ein Unternehmen erwartet 400,000 US-Dollar (USD) an Fertigungsgemeinkosten und 40,000 direkte Arbeitsstunden für ein Projekt. Der Fertigungsgemeinkostenzuschlag beträgt 10 USD pro Arbeitsstunde. Wenn die tatsächlichen Arbeitskosten für das Projekt 38,000 direkte Arbeitsstunden betragen, betragen die gesamten Fertigungsgemeinkosten für das Projekt 380,000 USD. Damit ist die Kostenaufstellung für das Projekt abgeschlossen, es ersparen sich die Differenz zu den erwarteten Fertigungsgemeinkosten.
Die verbleibenden 20,000 USD an Fertigungsgemeinkosten müssen in den Büchern des Unternehmens korrigiert werden. Die meisten Unternehmen buchen die geschätzten Fertigungsgemeinkosten im Rahmen eines Auftragsbestellungssystems in ihre Hauptbücher. Der Eintrag zum Entfernen dieser Informationen dient dazu, das Warenkostenkonto gutzuschreiben, um den nicht benötigten Teil der Fertigungsgemeinkosten zu entfernen.
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